Spis treści
Systemy zewnętrzne i platformy – jak działają w praktyce
Platformy typu Useme, Upwork czy inne systemy zewnętrzne pełnią najczęściej funkcję pośrednika między klientem a wykonawcą. Zwykle podpisują z freelancerem umowę cywilnoprawną, a z klientem zawierają odrębną umowę sprzedaży lub świadczenia usług. W efekcie to platforma staje się formalnym sprzedawcą na fakturze (merchant of record = podmiot widniejący jako sprzedawca na dokumentcie), choć realną pracę wykonuje freelancer. Taki model jest zgodny z prawem cywilnym, ponieważ platforma kupuje prawa do dzieła lub usługi, a potem je odsprzedaje. Dzięki temu klient otrzymuje fakturę VAT, a wykonawca wynagrodzenie rozliczane jak klasyczna umowa zlecenia albo o dzieło.
Kto wystawia fakturę i co to znaczy dla VAT i PIT
W tego typu modelu klient otrzymuje fakturę VAT od platformy, a nie od freelancera. To pośrednik rozlicza VAT należny oraz prowadzi ewidencje sprzedaży dla swoich kontrahentów. Freelancer otrzymuje wynagrodzenie brutto pomniejszone o prowizję i ewentualne zaliczki podatkowe oraz składki, a jego relacja z platformą opiera się na umowie cywilnoprawnej. Dla wykonawcy ważniejsze jest więc to, czy platforma prawidłowo pobiera zaliczki na PIT i ZUS, niż sam sposób wystawiania faktury klientowi. Natomiast dla przedsiębiorcy, który kupuje usługę, kluczowe pozostaje prawo do odliczenia VAT oraz poprawne ujęcie kosztu w księgach.
KSeF 2026 – od kiedy fakturowanie w systemie jest obowiązkowe
Od 1 lutego 2026 roku KSeF staje się obowiązkowy najpierw dla dużych podmiotów, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych. Następnie od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników korzystających ze zwolnienia. Dodatkowy przywilej przewidziano dla najmniejszych firm, które dokumentują fakturami sprzedaż nieprzekraczającą 10 tysięcy złotych miesięcznie, ponieważ dla nich termin pełnego wejścia do systemu przesunięto na 1 stycznia 2027 roku. Warto pamiętać, że już dziś możesz korzystać z KSeF dobrowolnie, aby przetestować integrację i procedury przed datą obowiązkowego wdrożenia. Dzięki temu unikniesz paraliżu sprzedaży w momencie, gdy przepisy przestaną zostawiać jakikolwiek wybór.
Faktury z platform a obowiązki KSeF po stronie Twojej firmy
Gdy kupujesz usługi przez platformę, nadal jesteś nabywcą faktury, tyle że wystawionej przez pośrednika, a nie bezpośrednio przez freelancera. W realiach KSeF oznacza to, że faktura sprzedażowa po stronie platformy będzie musiała trafić do systemu jako faktura ustrukturyzowana. Twoja firma powinna odbierać takie dokumenty przez KSeF, korzystając z programu księgowego albo narzędzi udostępnianych przez administrację skarbową. Jeżeli platforma ma siedzibę w Polsce i działa jako podatnik VAT, musi dostosować swój system do wysyłki faktur w aktualnej strukturze FA. Natomiast Ty musisz dopilnować, aby numer NIP, dane firmy oraz pola niezbędne do rozliczeń podatkowych były poprawne, inaczej odliczenie VAT może stać się problematyczne.
Transakcje zagraniczne na platformach a KSeF i obieg dokumentów
Wielu przedsiębiorców korzysta z platform, na których pojawiają się zlecenia od kontrahentów z innych państw. W takich sytuacjach co do zasady tylko polski podmiot ma dostęp do KSeF i korzysta z systemu. Wyjątkiem są zagraniczne firmy z polskim NIP lub stałym miejscem prowadzenia działalności, które mogą wejść do KSeF. Oznacza to podwójny obieg dokumentów po stronie polskiej platformy: z jednej strony musi ona wprowadzić fakturę do KSeF, z drugiej nadal musi wysłać dokument zagranicznemu klientowi w sposób uzgodniony w umowie, na przykład mailem albo przez panel użytkownika. Twoja firma jako polski nabywca usług z takiej platformy rozlicza faktury otrzymywane przez KSeF albo, w przypadku importu usług, dokumenty wewnętrzne przygotowane zgodnie z zasadami odwrotnego obciążenia. Dlatego polityka rachunkowości (polityka rachunkowości = zbiór zasad wyceny i ewidencji) powinna jasno wskazywać, jak księgujesz faktury z platform i które dane sprawdzasz przy imporcie usług.
Najczęstsze błędy przy fakturach z systemów zewnętrznych
Przedsiębiorcy często zakładają, że skoro fakturę wystawia platforma, to cała odpowiedzialność podatkowa znika po ich stronie. Takie założenie bywa kosztowne, ponieważ nadal odpowiadasz za prawidłowe rozliczenie VAT naliczonego, podatku dochodowego oraz ewentualnych podatków u źródła. Kolejny błąd to brak weryfikacji danych sprzedawcy na fakturze, szczególnie numeru NIP i statusu podatnika VAT, co jest istotne przy transakcjach z podmiotami spoza Polski. Problematyczne bywa także błędne przypisanie wydatków do kosztów uzyskania przychodu, gdy nie rozróżniasz usług nabywanych na rzecz firmy od zleceń o charakterze prywatnym. Po wejściu KSeF brak kontroli nad tym, które faktury trafiają do systemu, a które pozostają tylko w mailu, może skutkować niespójnością między księgami a rzeczywistą działalnością.
Jak przygotować procedury i księgowość do KSeF i faktur z platform
Wejście KSeF to dobry moment, aby uporządkować zasady obiegu dokumentów z platform zewnętrznych. W praktyce potrzebujesz spójnej procedury, która określi, kto w firmie zamawia usługi na platformach, kto weryfikuje dane na fakturach oraz kto odpowiada za ich odbiór w KSeF. Warto także zmapować wszystkie kanały, przez które trafiają do Ciebie faktury: system księgowy, panel platformy, skrzynka mailowa i inne narzędzia. Następnie można ustalić, które faktury muszą być obecne w KSeF, a które transakcje nie podlegają obowiązkowi ze względu na wyłączenia przewidziane w rozporządzeniach. Dobrze zaprojektowany plan kont i odpowiednie opisy księgowe ułatwią rozliczenie transakcji krajowych i zagranicznych, w tym odwrotnego obciążenia i usług elektronicznych.
Jak Warido i Enova365 pomagają ogarnąć KSeF oraz systemy zewnętrzne
Biuro rachunkowe Warido pracuje z firmami, które łączą kilka kanałów sprzedaży i korzystają z wielu systemów jednocześnie. Dzięki Enova365 możemy spinać dane z platform, sklepów internetowych, systemów płatności i KSeF w jednym środowisku, bez ręcznego przepisywania faktur. Stosujemy standardy ISO 9001 i ISO 27001, dlatego dbamy nie tylko o poprawność księgowań, lecz także o bezpieczeństwo danych przesyłanych między systemami. Wspólnie z zarządem projektujemy procedury obiegu dokumentów, tak aby odpowiedzialność za zamówienia, faktury oraz ich odbiór w KSeF była jasno przypisana. Jeżeli chcesz, aby KSeF nie zatrzymał rozwoju Twojej sprzedaży na platformach, tylko ją uporządkował, możemy przeanalizować obecne procesy i zaproponować konkretną ścieżkę wdrożenia. Wtedy faktury z systemów zewnętrznych przestaną być zagrożeniem i staną się elementem dobrze działającej, nowoczesnej księgowości online.
FAQ – faktury z platform typu Useme a KSeF
- Jak KSeF zmienia wystawianie faktur przez platformy typu Useme?
Platformy nadal mogą wystawiać faktury jako pośrednicy, ale od 2026 roku muszą robić to w formie faktur ustrukturyzowanych w KSeF, jeśli są polskimi podatnikami VAT. Twoja firma jako nabywca będzie odbierała takie dokumenty przez KSeF, a nie tylko mailem. - Czy faktury wystawiane przez platformy są legalne w świetle nowych przepisów?
Tak, jeżeli platforma faktycznie kupuje prawa do dzieła lub usługi i jako sprzedawca odsprzedaje je klientowi, taki model mieści się w prawie cywilnym i podatkowym. KSeF nie zmienia legalności tego rozwiązania, a jedynie formę techniczną wystawiania i odbioru faktury. - Kto odpowiada za VAT przy fakturach wystawianych przez systemy zewnętrzne?
Za VAT należny odpowiada podmiot widniejący na fakturze jako sprzedawca, czyli platforma. Ty jako nabywca odpowiadasz za prawidłowe odliczenie VAT naliczonego i poprawne ujęcie kosztu w księgach. - Jak rozliczać PIT i ZUS freelancera, który pracuje przez platformę?
W większości przypadków to platforma rozlicza zaliczki na PIT oraz składki ZUS wynikające z umowy zlecenia lub o dzieło. Freelancer dostaje na koniec roku PIT-11, a na tej podstawie rozlicza swój roczny podatek dochodowy. - Co z fakturami dla zagranicznych klientów platformy w kontekście KSeF?
Polska platforma musi wprowadzić swoje faktury do KSeF, ale kontrahent zagraniczny nadal otrzymuje dokument poza systemem, na przykład e-mailem albo w panelu użytkownika. Wyjątek dotyczy zagranicznych firm z polskim NIP lub stałym miejscem działalności, które mogą mieć własny dostęp do KSeF. Dla Ciebie jako polskiego podatnika ważne jest, aby obieg dokumentów był spójny z przepisami o eksporcie usług i VAT. - Czy wszystkie faktury związane z platformami muszą trafić do KSeF?
Obowiązek dotyczy faktur, które zgodnie z ustawą o VAT powinny być wystawione w systemie, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w rozporządzeniach wykonawczych. Część transakcji, szczególnie poza zakresem VAT albo objęta wyłączeniem, może zostać rozliczona poza KSeF, jednak wymaga to analizy przepisów. - Jak przygotować firmę korzystającą z wielu platform na obowiązkowy KSeF?
Najpierw należy sporządzić mapę systemów i kanałów sprzedaży, a następnie sprawdzić, czy każdy z nich potrafi współpracować z KSeF. Kolejny krok to spójne procedury księgowe oraz integracja z programem takim jak Enova365, aby księgowość Warido mogła automatycznie pobierać i księgować faktury. - Czy najmniejsze firmy korzystające z platform też muszą od razu wejść do KSeF?
Najmniejsi podatnicy, którzy dokumentują fakturami sprzedaż do 10 tysięcy złotych miesięcznie, mogą skorzystać z odroczenia obowiązku do 1 stycznia 2027 roku. Mimo tego warto wcześniej przetestować KSeF, ponieważ współpraca z większymi kontrahentami często wymaga gotowości do pracy w systemie od 2026 roku.
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
