Spis treści
Ulga B+R w 2025 roku jako kluczowe narzędzie dla firm inwestujących w rozwój
Ulga na badania i rozwój to nadal jedna z najważniejszych preferencji podatkowych dla firm, które inwestują w nowe produkty, technologie i procesy. Polega na możliwości dodatkowego odliczenia od podstawy opodatkowania określonych kosztów kwalifikowanych, poniesionych na działalność badawczo-rozwojową. Dzięki temu przedsiębiorca może realnie obniżyć swoje zobowiązanie podatkowe i odzyskać część środków wydanych na rozwój. Z ulgi korzystają zarówno podatnicy PIT, jak i CIT, niezależnie od wielkości firmy, o ile prowadzą prace B+R w rozumieniu ustaw o podatkach dochodowych.
Dla wielu przedsiębiorców rok 2025 staje się momentem, w którym łączą bieżące rozliczenie ulgi B+R z uporządkowaniem poprzednich lat. Właśnie teraz firmy planują zarówno ujęcie kosztów z 2025 roku, jak i ostatnie możliwe korekty zeznań za 2019 rok, aby nie utracić przysługujących korzyści.
Istota ulgi na badania i rozwój w praktyce przedsiębiorstwa
Ulga B+R odnosi się do działalności badawczo-rozwojowej, która polega na twórczym i systematycznym wykorzystaniu wiedzy w celu tworzenia nowych rozwiązań lub znaczącej poprawy istniejących produktów i usług. Ustawy PIT i CIT definiują działalność B+R jako badania naukowe oraz prace rozwojowe, prowadzone metodycznie, z jasno określonym celem i planem.
W praktyce nie chodzi wyłącznie o laboratoria i zaawansowane projekty naukowe. Firmy usługowe, produkcyjne i technologiczne często realizują prace rozwojowe, gdy projektują nowe funkcje oprogramowania, tworzą prototypy produktów, usprawniają linie produkcyjne lub testują niestandardowe konfiguracje. Kluczowe jest, aby działania miały charakter twórczy, a ich efektem była nowa albo istotnie ulepszona funkcjonalność, a nie jedynie bieżąca konserwacja lub rutynowe zmiany.
Terminy rozliczeń i korekt – dlaczego data 31 grudnia 2025 jest tak ważna
Rok 2025 przynosi firmom dwie kluczowe grupy obowiązków dotyczących ulgi B+R. Po pierwsze, przedsiębiorcy muszą prawidłowo rozliczyć ulgę za 2025 rok w bieżących zeznaniach podatkowych, zgodnie z aktualnymi regulacjami, w tym z podwyższonymi limitami odliczeń dla kosztów osobowych. Po drugie, to co do zasady ostatni moment na skorygowanie rozliczeń za 2019 rok w przypadku podatników, których rok podatkowy pokrywał się z rokiem kalendarzowym. Wynika to z pięcioletniego terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, liczonego od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Oznacza to, że dla standardowego roku podatkowego obejmującego 2019 rok możliwość złożenia korekty zeznania i wykazania ulgi B+R wygasa z końcem 31 grudnia 2025 roku, chyba że w konkretnym przypadku bieg terminu przedawnienia został zawieszony lub przerwany. Podatnicy stosujący inny niż kalendarzowy rok podatkowy mogą mieć odpowiednio przesunięte daty graniczne. W praktyce oznacza to konieczność zaplanowania korekt z wyprzedzeniem, ponieważ analiza projektów B+R i przygotowanie dokumentacji zajmują czas, a w końcówce roku doradcy bywają mocno obłożeni.
Koszty kwalifikowane w uldze B+R – co można odliczyć od podstawy opodatkowania
Koszty kwalifikowane to zamknięty katalog wydatków, które mogą zostać dodatkowo odliczone w ramach ulgi B+R. Najczęściej spotykaną kategorią są wynagrodzenia pracowników oraz zleceniobiorców zaangażowanych w projekty B+R, wraz ze składkami ZUS finansowanymi przez pracodawcę. Od 2022 roku wiele podmiotów może odliczać koszty osobowe nawet w 200% ich wartości, co znacząco zwiększa atrakcyjność ulgi i wpływ na poziom podatku.
Do kosztów kwalifikowanych zalicza się również wydatki na materiały, surowce oraz komponenty wykorzystywane w projektach B+R, a także odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych używanych w działaniach badawczo-rozwojowych. Przepisy i interpretacje indywidualne potwierdzają możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych określonych usług podwykonawczych, ekspertyz oraz opinii, o ile są bezpośrednio związane z działalnością B+R i spełniają warunki ustawowe.
W każdym przypadku koszty muszą najpierw zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, a dopiero później mogą być dodatkowo odliczone jako koszty kwalifikowane w ramach ulgi B+R, w odpowiedniej proporcji do zaangażowania danego zasobu w działalność badawczo-rozwojową.
Dlaczego dokumentacja projektowa decyduje o bezpieczeństwie rozliczenia
Organy podatkowe zwracają coraz większą uwagę na jakość dokumentacji B+R. W interpretacjach oraz opracowaniach praktycznych podkreśla się, że podatnik musi być w stanie wykazać twórczy i systematyczny charakter prac, a także powiązanie konkretnych kosztów z projektami badawczo-rozwojowymi.
Dobrą praktyką jest prowadzenie opisu każdego projektu B+R, obejmującego cel, zakres prac, etapy, harmonogram oraz rezultaty, a także ryzyka i zastosowane metody testowania. Ważny jest również system ewidencji czasu pracy pracowników zaangażowanych w projekty B+R oraz przejrzyste przypisanie kosztów do poszczególnych zadań. Dzięki temu w sytuacji kontroli przedsiębiorca może w sposób spójny pokazać, że spełnił definicję działalności badawczo-rozwojowej i prawidłowo wyodrębnił koszty kwalifikowane. W Warido wykorzystujemy do tego celu m.in. Enova365, co pozwala ułożyć procesy ewidencyjne w jednolity sposób dla całej organizacji.
Jakie dokumenty przygotować przed rozliczeniem ulgi B+R
Przed przystąpieniem do rozliczenia ulgi B+R warto uporządkować zarówno dane finansowe, jak i dokumentację projektową. Po stronie finansów potrzebne są zestawienia list płac i składek ZUS dla osób zaangażowanych w projekty B+R, faktury zakupu materiałów i surowców, dokumenty zakupu usług oraz ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych wraz z planami amortyzacji. Po stronie projektowej konieczne są opisy projektów, harmonogramy, protokoły testów, raporty z badań, dokumentacja techniczna oraz dowody na to, że prace mają charakter twórczy, a ich celem jest stworzenie nowego lub ulepszonego rozwiązania.
W praktyce dobrze sprawdzają się również wewnętrzne regulaminy projektowe, w których firma opisuje sposób identyfikacji i ewidencji projektów B+R. Takie dokumenty porządkują współpracę pomiędzy działem technicznym, księgowością i zarządem. W Warido łączymy procesy kadrowo-płacowe, księgowe i projektowe w jednym spójnym podejściu, co sprawia, że komplet dokumentów jest gotowy na potrzeby zarówno zeznania podatkowego, jak i ewentualnej kontroli.
Korekta zeznań i rozliczenie wstecz – jak bezpiecznie ująć ulgę B+R za 2019 rok
Dzięki przepisom Ordynacji podatkowej przedsiębiorca może skorygować zeznanie podatkowe i skorzystać z ulgi B+R za lata poprzednie, o ile nie doszło jeszcze do przedawnienia zobowiązania podatkowego. Korekta polega na złożeniu poprawionego zeznania CIT-8 lub PIT-36/PIT-36L wraz z odpowiednim załącznikiem dotyczącym ulgi B+R (np. PIT/BR), w którym wykazuje się koszty kwalifikowane i kwotę dodatkowego odliczenia.
Dla standardowego roku podatkowego 2019 graniczną datą złożenia korekty jest 31 grudnia 2025 roku, ponieważ po tej dacie zobowiązanie podatkowe ulega przedawnieniu, chyba że w danym przypadku bieg terminu został zawieszony lub przerwany (na przykład wskutek wszczęcia postępowania podatkowego lub zastosowania zabezpieczenia). W praktyce oznacza to, że firmy, które w 2019 roku ponosiły wydatki o charakterze B+R, ale nie ujęły ich w uldze, mają ostatni rok na analizę projektów i przygotowanie korekt. Im wcześniej rozpoczną współpracę z doradcą, tym większa szansa na spokojne zebranie dokumentów i wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości.
Dlaczego cyfryzacja, automatyzacja i AI zwiększają znaczenie ulgi B+R w 2025 roku
W 2025 roku rośnie liczba firm, które inwestują w cyfryzację procesów, automatyzację produkcji oraz rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji. Wiele z takich działań może spełniać ustawową definicję prac rozwojowych, jeżeli prowadzi do stworzenia nowych funkcji, rozwiązywania problemów technicznych lub istotnej poprawy istniejących systemów.
Jednocześnie narzędzia analityczne i systemy raportowania po stronie administracji skarbowej również stają się bardziej zaawansowane. Organy podatkowe łatwiej identyfikują nieścisłości w danych, co zwiększa wagę prawidłowej ewidencji i dokumentacji. Dlatego korzystanie z nowoczesnych systemów księgowych, takich jak Enova365, w połączeniu z dobrze zaprojektowanymi procedurami i wsparciem biura rachunkowego działającego w standardzie ISO 9001 i 27001, stanowi dla przedsiębiorcy realną przewagę. W Warido pomagamy nie tylko policzyć ulgę, ale też uporządkować procesy w firmie tak, aby kolejne rozliczenia były powtarzalne i bezpieczne.
Ulga B+R jako stabilna tarcza podatkowa i element strategii rozwoju firmy po 2025 roku
Ulga na badania i rozwój to już nie tylko jednokrotna oszczędność podatkowa, lecz także długoterminowe narzędzie budowania konkurencyjności. Pozwala z jednej strony obniżyć bieżący podatek dochodowy, a z drugiej – finansować dalsze projekty rozwojowe, które zwiększają wartość przedsiębiorstwa. W obliczu rosnących kosztów pracy i presji inwestycyjnej wykorzystanie ulgi B+R staje się racjonalnym elementem strategii podatkowej, a nie jedynie dodatkiem do rozliczenia rocznego.
Rok 2025 jest tu szczególny, ponieważ łączy bieżące obowiązki rozliczeniowe z ostatnią szansą na skorygowanie zeznań za 2019 rok. Przedsiębiorcy, którzy odpowiednio wcześnie zidentyfikują swoje projekty B+R, przygotują dokumentację i skorzystają z pomocy doświadczonego biura księgowego, zyskują nie tylko wymierną oszczędność podatkową, ale również większe bezpieczeństwo na kolejne lata. Jeżeli chcesz, aby Twoje rozliczenia były prowadzone w sposób nowoczesny, z wykorzystaniem Enova365 i w standardzie jakości potwierdzonym ISO, skontaktuj się z Warido – wspólnie zaplanujemy, jak najlepiej wykorzystać ulgę B+R w Twojej firmie.
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
