e-Doręczenia – od kiedy staną się obowiązkowe?

e-Doręczenia to odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Celem rozwiązania jest usprawnienie obiegu dokumentów, eliminacja tradycyjnej papierowej korespondencji (w tym awizo) oraz zwiększenie bezpieczeństwa przesyłanych informacji. Dzięki e-Doręczeniom korespondencja staje się szybsza i dostępna niezależnie od miejsca pobytu adresata – co ma szczególne znaczenie w kontekście księgowośc online oraz obsługi firm przez zewnętrzne biuro rachunkowe.

Wprowadzenie e-Doręczeń ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców i podmiotów publicznych. W tej chwili to temat ważny dla spółek z o.o. i innych podmiotów wpisanych do KRS, ponieważ 1 kwietnia 2025 obejmie je obowiązek stosowania e- Doręczeń. Warto już teraz przygotować się do nadchodzących zmian, aby uniknąć problemów związanych z ich wdrożeniem.

Harmonogram wdrażania e-Doręczeń

Obowiązek stosowania e-Doręczeń wynika z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. i ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z przepisami e-Doręczenia wdrażane są etapowo.

· 1 stycznia 2025 – obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń objął wszystkie podmioty publiczne. Do 31 stycznia 2025 trwa jednak okres przejściowy, w którym podmioty mogą stosować zarówno e-Doręczenia, jak i nadawać (odbierać) przesyłki w tradycyjnej formie.

· 1 kwietnia 2025 – od tej daty wszystkie podmioty wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 (czyli przede wszystkim spółki z o.o. i spółki s.a.) będą zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń. Spółki rejestrowane od 1 stycznia 2025 automatycznie otrzymują skrzynkę do e-Doręczeń.

· 1 października 2026 – obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmie przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEiDG.

Uwaga: jeżeli prowadzisz JDG i złożysz wniosek o zmianę wpisu w CEiDG po 30 września 2025, automatycznie będziesz musiał utworzyć skrzynkę do e-Doręczeń (art. 152 ust. 3 ustawy).

e-Doręczenia dla spółek od 1 kwietnia 2025

Od 1 kwietnia 2025 każda spółka z o.o. i inne podmioty wpisane do KRS muszą posiadać aktywny adres do e-Doręczeń. Wszelkie pisma urzędowe do tych instytucji z zasady będą doręczane wyłącznie elektronicznie. Jednak do 31 stycznia 2025 (z uwagi na trwający okres przejściowy) urzędy mogą jeszcze wysyłać korespondencję tradycyjnie.

Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń krok po kroku?

Założenie skrzynki do e-Doręczeń dla spółki jest bardzo proste. Zrobisz to na dwa sposoby: poprzez złożenie wniosku o zmianę wpisu w KRS lub przez usługę na biznes.gov.

Poniżej instrukcja, jak założyć adres do e-Doręczeń dla spółki na stronie biznes.gov.

1. Wejdź na stronę https://www.biznes.gov.pl/, kliknij Załatw sprawę i zaloguj się.

2. Zaznacz rodzaj wniosku: Utworzenie adresu u publicznego dostawcy usługi.

3. Wybierz rejestr, w którym zarejestrowana jest Twoja firma: w przypadku spółek będzie to KRS, a dla JDG – CEiDG.

4. Zaznacz, czy działasz we własnym imieniu, czy jako pełnomocnik.

5. Potwierdź dane swojej firmy (zaciągną się z systemu) i podaj adres e-mail, na który zostanie przesłana informacja jak aktywować adres do e-Doręczeń.

6. Zaznacz, czy wyznaczasz administratora, czyli osobę, która będzie miała dostęp do skrzynki (jeżeli klikniesz Tak – w kolejnym kroku musisz podać jego dane: imię i nazwisko oraz nr PESEL).

7. Zapoznaj się i zaakceptuj regulamin oraz złóż oświadczenia, że zostałeś pouczony o skutkach prawnych wpisu do bazy adresów elektronicznych i zapoznany z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarza danych osobowych.

8. Podpisz wniosek (np. za pomocą Profilu Zaufanego) i kliknij Wyślij.

Po wysłaniu wniosku o założenie skrzynki do e-Doręczeń otrzymasz dwa maile, na adres, który wpisałeś we wniosku. Pierwszy będzie dotyczył rozpatrzenia wniosku, a drugi – utworzenia adresu do e-Doręczeń.

Drugi mail jest bardzo ważny, ponieważ znajdziesz w nim instrukcję, jak aktywować adres (bez aktywacji skrzynka jest bezużyteczna). Aktywacja polega na ponownym zalogowaniu w usłudze, kliknięciu Przejdź do swojej skrzynki, naciśnięciu Aktywuj skrzynkę, wpisaniu adres e-mail (będą na niego przychodziły powiadomienia o nowej korespondencji) i kliknięciu Aktywuj adres.

To tyle. Założenie e-Doręczeń dla spółki z o.o. trwa najwyżej kilka minut. Nadanie adresu odbywa się automatycznie (w proces nie są angażowani urzędnicy), dlatego skrzynkę można założyć o każdej porze, w sobotę lub w dzień świąteczny.

Mimo wszystko rekomendujemy, aby nie czekać z wdrożeniem e-Doręczeń do ostatnich godzin przed 1 kwietnia 2025, gdyż mogą pojawić się problemy techniczne związane z przeciążeniem serwerów.

Brak skrzynki do e-Doręczeń a konsekwencje

Mimo że skrzynka do e-Doręczeń stanie się obowiązkowa dla spółek i JDG, to przepisy w obecnym brzmieniu nie przewidują sankcji za jej brak. Konsekwencjami będą jedynie utrudnienia dla przedsiębiorców.

Nie ma co prawda (jeszcze) wypracowanych procedur, w jaki sposób wysyłać korespondencję do firm bez skrzynki do e-Doręczeń, ale prawdopodobnie będzie stosowana usługa hybrydowa. Czyli urząd nada list elektronicznie, poczta go wydrukuje i doręczy do adresata. Jeżeli listonosz nie zastanie odbiorcy – pozostawi awizo. Wszystko zatem będzie działało na zasadzie listu poleconego.

Autor treści: Justyna Czerwińska 

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.