Spis treści
Przedsiębiorcy, zarówno prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, jak i właściciele spółek z o.o., mają możliwość obniżenia podatku dochodowego poprzez zaliczanie wydatków firmowych do kosztów uzyskania przychodu (KUP). To popularne „wrzucanie w koszty” pozwala legalnie zmniejszyć wysokość płaconego podatku i zaoszczędzić. Często jednak okazuje się, że przedsiębiorcy nie są świadomi, jak wiele nietypowych wydatków można wliczyć w koszty. Przyjrzyjmy się pięciu przykładom, które mogą zaskoczyć, a jednocześnie umożliwić optymalizację podatkową.
Koszty firmowe – co może nimi być?
Zgodnie z ustawami o CIT i PIT koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie znajdują się na liście wykluczeń. Prawo nie precyzuje szczegółowego katalogu takich wydatków, co pozostawia przedsiębiorcom szerokie pole do interpretacji. W praktyce oznacza to, że każdy wydatek związany z działalnością firmy, który można logicznie powiązać z generowaniem przychodów, może zostać uznany za koszt. Co ważne, zaliczenie wydatków do KUP pozwala nie tylko obniżyć podstawę opodatkowania CIT lub PIT, ale także daje możliwość odliczenia VAT w przypadku podatników VAT-owskich.
Dekoracje biura: obrazy, rzeźby i inne ozdoby
Wyposażenie biura, takie jak meble czy sprzęt, to standardowe koszty firmowe, które nie budzą wątpliwości. Ale co z dekoracjami? Okazuje się, że zakup ozdobnych przedmiotów, takich jak obrazy, wazony czy rzeźby, również może być zaliczony do KUP. Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (ILPB3/423-743/09-2/JG) potwierdza, że elementy dekoracyjne wpływające na estetykę miejsca pracy, poprawiające komfort pracowników i klientów, mogą być uznane za koszt firmowy.
Warunkiem jest, aby dekoracje były przedmiotami ogólnodostępnymi. Wykluczone są więc dzieła sztuki czy eksponaty muzealne. Zakup ozdób, które poprawiają atmosferę w biurze i wpływają na pozytywne postrzeganie firmy, mimo że nie generuje bezpośrednio przychodu, jest uznawany za wydatki związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.
Rower lub hulajnoga jako środek transportu firmowego
W dobie coraz większej popularności ekologicznych środków transportu, takich jak rowery czy hulajnogi, przedsiębiorcy mają możliwość zaliczania ich zakupu do kosztów firmowych. Warunkiem jest, aby środek transportu był używany w związku z działalnością gospodarczą – np. do dojazdów do biura, klientów lub urzędów. Co istotne, nawet jeśli pojazd jest wykorzystywany sporadycznie w celach prywatnych, nie przekreśla to możliwości zaliczenia całego wydatku do kosztów.
Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (0114-KDIP3-1.4011.779.2022.2.AC) potwierdza, że przedsiębiorca, który głównie wykorzystuje rower w działalności gospodarczej, może zaliczyć jego pełny koszt do KUP. Nawet okazjonalne użycie pojazdu prywatnie, np. podczas zakupów, nie zmienia podstawowego celu, jakim jest działalność firmy.
Odzież, usługi SPA czy restauracje – specjalne przypadki dla blogerów
Zazwyczaj wydatki na odzież, kosmetyki czy usługi SPA są uznawane za osobiste i nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Fiskus argumentuje, że każdy człowiek, niezależnie od prowadzonej działalności, ponosi takie wydatki. Istnieją jednak wyjątki, szczególnie w przypadku blogerów lub firm prowadzących bloga.
Dyrektor KIS w interpretacji 0114-KDIP2-1.4010.67.2021.14.S/KS zgodził się, że spółka kurierska prowadząca bloga, który miał promować jej usługi i generować przychody z reklam, mogła zaliczyć do KUP wydatki na recenzowanie restauracji, testowanie odzieży czy korzystanie z usług SPA. Warunkiem jest, aby wydatki te były ściśle związane z prowadzoną działalnością i miały na celu zwiększenie przychodów firmy.
Pies obronny jako strażnik posesji
Zakup psa może wydawać się nietypowym kosztem firmowym, ale w niektórych przypadkach jest to możliwe. Dotyczy to szczególnie psów obronnych, których zadaniem jest ochrona posesji firmy lub jej majątku. Do kosztów można zaliczyć nie tylko zakup zwierzęcia, ale również wydatki na jego utrzymanie, szkolenie czy niezbędne akcesoria.
Dyrektor KIS w interpretacji 0112-KDIL2-2.4011.109.2024.2.AG uznał, że przedsiębiorca, który zakupił psa w celu ochrony swojego parku maszyn, miał prawo zaliczyć ten wydatek do KUP. Argumentem było zabezpieczenie źródła przychodów firmy przed potencjalnymi stratami wynikającymi z kradzieży.
Alkohol jako element badań rynku
Zakup alkoholu na fakturę zwykle jest uznawany za wydatek reprezentacyjny, a więc wyłączony z kosztów uzyskania przychodu. Jednak w określonych sytuacjach może być on zaliczony do KUP. Przykładowo, firma zajmująca się badaniami rynku może zakwalifikować zakup alkoholu jako koszt, jeśli jest on potrzebny do realizacji projektu, np. badania konkurencyjnych produktów.
Dyrektor KIS w interpretacji 0111-KDIB2-1.4010.690.2022.1.BJ potwierdził, że zakup alkoholu w celu badania opinii konsumentów nie jest wydatkiem reprezentacyjnym, lecz kosztem uzyskania przychodu, jeśli ma on związek z prowadzoną działalnością.
Koszty reprezentacji czy KUP? Gdzie leży granica
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wydatki na reprezentację nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Problem w tym, że brak jednoznacznej definicji takich kosztów powoduje wiele niejasności. Przyjmuje się, że są to nakłady ponoszone na budowanie pozytywnego wizerunku firmy oraz podkreślenie jej profesjonalizmu. W praktyce jednak często dochodzi do pomyłek. Na przykład elementy dekoracyjne, w zależności od ich charakteru i przeznaczenia, mogą być uznane przez organy podatkowe za wydatki reprezentacyjne lub za „zwykłe” koszty, które można uwzględnić w rozliczeniach.
Podsumowanie
Nietypowe wydatki mogą stać się kosztami uzyskania przychodu, jeśli przedsiębiorca wykaże ich związek z prowadzoną działalnością. Dzięki umiejętnemu zarządzaniu kosztami i odpowiedniej dokumentacji można skutecznie obniżyć zobowiązania podatkowe i zaoszczędzić w firmie.
Autor treści: Justyna Czerwińska
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
