Od 12-go lipca 2019 roku wchodzi w życie nowy przepis, który będzie zabraniał firmom kserowania i skanowania dokumentów osobistych takich jak m.in. dowód osobisty, paszport, prawo jazdy. Kogo będą dotyczyć nowe przepisy? Czy będą jakieś wyłączenia? Czy będzie bezwzględny zakaz kserowania dowodu osobistego?
Kserowanie i skanowanie dokumentów osobistych
Powszechną praktyką jest skanowanie czy też kserowanie dowodu osobistego w różnego rodzaju wypożyczalniach. Jest to pewien sposób właściciela wypożyczalni na zabezpieczenie się przed kradzieżą czy też zniszczeniem wypożyczonego sprzętu. Od 12-go lipca 2019 roku będzie to zabronione.
Zdarza się, że podczas zakładania konta na jakimś portalu jesteśmy proszeni o przesłanie skanu dowodu osobistego – jest tak np. w trakcie tworzenia konta na stronach oferujących zawieranie zakładów bukmacherskich. Od 12-go lipca 2019 roku takie rozwiązanie będzie musiało być zmienione ze względu na nowe przepisy.
Dlaczego przepisy kserowania i skanowania dokumentów osobistych będą zmienione?
Od dawna skanowanie i kserowanie dowodów osobistych było krytykowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, a obecnie Urząd Ochrony Danych Osobowych. Głównym powodem krytyki był fakt, że dokumenty są powielane, a to natomiast jest ułatwieniem zrobienia kopii dokumentu, która może posłużyć w przestępstwie.
Polski rząd zdecydował się zareagować na ostrzeżenia płynące z w/w instytucji i wprowadzić zmiany w przepisach zezwalających na skanowanie i kserowanie dokumentów osobistych.
Co mówi ustawa o kserowaniu i skanowaniu dokumentów osobistych?
Ustawa o dokumentach publicznych, a konkretnie art. 58 brzmi następująco:
Kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Co to replika dokumentu dowiadujemy się z art. 2 ust. 1 pkt 6 w/w ustawy:
Odwzorowanie lub kopia wielkości od 75 proc. do 120 proc. oryginału o cechach autentyczności, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanego dla celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, której dane dotyczą.
Wniosek jest więc taki, że zakaz będzie obejmował kserokopie, których wykonanie nie zostało określone jako niezbędne innymi przepisami.
Kiedy więc można dokonać kserokopii?
Kserokopii będą mogły dokonać podmioty sektorów regulowanych, czyli np. banki, zakłady ubezpieczeń czy firmy telekomunikacyjne.
Zezwala na to dyrektywa AML4, czyli dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu; Dz.Urz. UE z 2015 r. L 141 s. 73 ), a bezpośrednio art. 36 ust. 1 lit. a-d ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2019 r. 1115).
W tym wypadku obligatoryjne jest ustalenie danych osoby fizycznej wskazanych w art. 36 ust. 1 lit. a–d ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu co powszechnie jest robione przez skserowanie dowodu potwierdzającego tożsamość.
Zasada minimalizacji ilości przetwarzania danych osobowych zapisana w RODO wskazuje jednak, że należy przetwarzać jedynie tyle danych ile jest niezbędnych do osiągnięcia określonych celów. Wynika z tego, że kserokopia całego dowodu osobistego w sytuacji, w której nie są nam potrzebne wszystkie dane zawarte na dokumencie będzie naruszała przepisy określone przez RODO.
Jaka kara za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących kserowania i skanowania dokumentów osobistych?
Za nieprzestrzeganie przepisów grozi nawet do 2 lat pozbawienia wolności.
Podsumowanie
Nowe przepisy wejdą w życie z dniem 12-go lipca 2019 roku jednak wciąż pozostaje wiele znaków zapytania szczególnie w branżach, które są regulowane również innymi przepisami zezwalającymi na dokonywanie kserokopii dokumentów potwierdzających tożsamość, a jednocześnie przepisami RODO, które zezwalają wyłącznie na przetwarzanie danych niezbędnych do należytego wykonania umowy. Kara pozbawienia wolności do lat dwóch dodatkowo podkreśla powagę sytuacji.
Grupa Warido
ul. Wodzisławska 358
44-274 Rybnik
tel.: (+48) 537 726 726
email: sekretariat@warido.com
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
