Spis treści
Aktualizacja treści z dnia 18.12.2023 r.
Dnia 12-go lipca 2019 roku wszedł w życie nowy przepis, który zabrania firmom kserowania i skanowania dokumentów osobistych takich jak m.in. dowód osobisty, paszport, prawo jazdy. Kogo dotyczą te nowe przepisy? Czy są jakieś wyłączenia? Czy jest bezwzględny zakaz kserowania dowodu osobistego?
Kserowanie i skanowanie dokumentów osobistych
Powszechną praktyką jest skanowanie czy też kserowanie dowodu osobistego w różnego rodzaju wypożyczalniach. Jest to pewien sposób właściciela wypożyczalni na zabezpieczenie się przed kradzieżą czy też zniszczeniem wypożyczonego sprzętu. Od 12-go lipca 2019 roku będzie to zabronione.
Zdarza się, że podczas zakładania konta na jakimś portalu jesteśmy proszeni o przesłanie skanu dowodu osobistego – jest tak np. w trakcie tworzenia konta na stronach oferujących zawieranie zakładów bukmacherskich. Od 12-go lipca 2019 roku takie rozwiązanie musi być zmienione ze względu na nowe przepisy.
Dlaczego przepisy kserowania i skanowania dokumentów osobistych będą zmienione?
Od dawna skanowanie i kserowanie dowodów osobistych było krytykowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, a obecnie Urząd Ochrony Danych Osobowych. Głównym powodem krytyki był fakt, że dokumenty są powielane, a to natomiast jest ułatwieniem zrobienia kopii dokumentu, która może posłużyć w przestępstwie.
Polski rząd zdecydował się zareagować na ostrzeżenia płynące z w/w instytucji i wprowadzić zmiany w przepisach zezwalających na skanowanie i kserowanie dokumentów osobistych.
Co mówi ustawa o kserowaniu i skanowaniu dokumentów osobistych?
Ustawa o dokumentach publicznych, a konkretnie art. 58 brzmi następująco:
Kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Co to replika dokumentu dowiadujemy się z art. 2 ust. 1 pkt 6 w/w ustawy:
Odwzorowanie lub kopia wielkości od 75 proc. do 120 proc. oryginału o cechach autentyczności, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanego dla celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, której dane dotyczą.
Wniosek jest więc taki, że zakaz będzie obejmował kserokopie, których wykonanie nie zostało określone jako niezbędne innymi przepisami.
Kiedy więc można dokonać kserokopii?
Kserokopii mogą dokonać podmioty sektorów regulowanych, czyli np. banki, zakłady ubezpieczeń czy firmy telekomunikacyjne.
Zezwala na to dyrektywa AML4, czyli dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu; Dz.Urz. UE z 2015 r. L 141 s. 73 ), a bezpośrednio art. 36 ust. 1 lit. a-d ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2019 r. 1115).
W tym wypadku obligatoryjne jest ustalenie danych osoby fizycznej wskazanych w art. 36 ust. 1 lit. a–d ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu co powszechnie jest robione przez skserowanie dowodu potwierdzającego tożsamość.
Zasada minimalizacji ilości przetwarzania danych osobowych zapisana w RODO wskazuje jednak, że należy przetwarzać jedynie tyle danych ile jest niezbędnych do osiągnięcia określonych celów. Wynika z tego, że kserokopia całego dowodu osobistego w sytuacji, w której nie są nam potrzebne wszystkie dane zawarte na dokumencie będzie naruszała przepisy określone przez RODO.
Jaka kara za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących kserowania i skanowania dokumentów osobistych?
Za nieprzestrzeganie przepisów grozi nawet do 2 lat pozbawienia wolności.
Jak postępować w przypadku wymogu przedstawienia dokumentów osobistych?
W obliczu nowych przepisów, istotne jest, aby firmy i instytucje dostosowały swoje procedury w taki sposób, aby nie naruszać przepisów o ochronie danych osobowych. W sytuacjach, gdzie wymagane jest potwierdzenie tożsamości, można zastosować alternatywne metody weryfikacji, które są zgodne z prawem, takie jak wizualne sprawdzenie dokumentu bez tworzenia jego kopii.
Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
Przedsiębiorcy powinni regularnie przeprowadzać audyty swoich procedur dotyczących gromadzenia i przetwarzania danych osobowych, aby upewnić się, że są one zgodne z obowiązującymi przepisami. Warto również zapewnić szkolenia dla pracowników na temat prawidłowego obchodzenia się z dokumentami osobistymi klientów i przestrzegania przepisów RODO.
Znaczenie zapewnienia zgodności z RODO
Zapewnienie zgodności z przepisami RODO jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również krokiem w kierunku budowania zaufania klientów. Przedsiębiorstwa, które efektywnie chronią dane osobowe, mogą zyskać konkurencyjną przewagę na rynku, pokazując swoje zaangażowanie w ochronę prywatności swoich klientów.
Podsumowanie
Nowe przepisy, które weszły z dniem 12-go lipca 2019 roku wciąż pozostawiają wiele znaków zapytania szczególnie w branżach, które są regulowane również innymi przepisami zezwalającymi na dokonywanie kserokopii dokumentów potwierdzających tożsamość, a jednocześnie przepisami RODO, które zezwalają wyłącznie na przetwarzanie danych niezbędnych do należytego wykonania umowy. Kara pozbawienia wolności do lat dwóch dodatkowo podkreśla powagę sytuacji.
Oferta Warido
Jeśli szukasz wsparcia w zapewnieniu zgodności Twojej działalności z najnowszymi przepisami o ochronie danych osobowych, nasze biuro rachunkowe online jest do Twojej dyspozycji. Oferujemy kompleksowe usługi doradcze w zakresie RODO i ochrony danych osobowych, które pomogą Ci dostosować działalność Twojej firmy do obowiązujących wymogów prawnych. Nasz zespół ekspertów jest gotowy dostarczyć Ci niezbędnych narzędzi i wiedzy, aby Twoje przedsiębiorstwo mogło bezpiecznie i skutecznie zarządzać danymi osobowymi klientów.
Nie ryzykuj naruszenia przepisów i skutków prawnych, które mogą nastąpić. Skorzystaj z naszych usług już dziś, aby zapewnić sobie spokój ducha i pewność, że Twoja firma działa zgodnie z najnowszymi standardami ochrony danych.
Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
