fbpx

Ochrona danych osobowych w biurach rachunkowych

ochrona-danych-osobowych-w-biurach-rachunkowych

Spis treści

W dzisiejszej erze cyfrowej ochrona danych osobowych stała się nadrzędną troską zarówno dla osób fizycznych, jak i organizacji. W szczególności biura rachunkowe przetwarzają ogromne ilości poufnych informacji – od dokumentacji finansowej po dane pracowników. Zagrożenia cybernetyczne są większe niż kiedykolwiek wcześniej, więc konieczne jest, aby biura rachunkowe ustanowiły solidne środki w celu skutecznej ochrony danych osobowych. Jak wygląda to w praktyce?

Jakie przepisy prawa regulują konieczności ochrony danych osobowych? 

Wszystkie dane osobowe, które pozwalają na zidentyfikowanie konkretnej osoby, podlegają ochronie prawnej. Na szczególną uwagę zasługują tzw. dane o szczególnym znaczeniu. Co więcej, uważa się nawet, że dane osobowe są dziś najcenniejszą walutą, a ich zdobycie, przetwarzanie i sprzedaż jest dla wielu firm prawdziwą żyłą złota.

Uregulowania prawne dotyczące ochrony danych osobowych wynikają przede wszystkim z Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej. Ogólne rozporządzenie znane powszechnie jako RODO to zdecydowanie najważniejszy dokument o charakterze międzynarodowym, który reguluje między innymi ochronę danych osobowych w biurze rachunkowym. Oprócz tego biuro rachunkowe podlega także licznym krajowym przepisom, które dbają o bezpieczeństwo danych.

Jakie dane osobowe są przetwarzane w biurze rachunkowym?

Podczas korzystania z usług biura rachunkowego przedsiębiorcy przede wszystkim przekładają księgowym czy innym przedstawicielom takiej firmy faktury. Są to podstawowe dokumenty, niezbędne do pracy. Biuro rachunkowe pozyskuje zarówno faktury sprzedażowe, jak również zakupowe. Oprócz tego, do dyspozycji biura rachunkowego oddawane są m.in.:

  • wyciągi bankowe,
  • umowy,
  • dokumenty pracownicze,
  • potwierdzenia dokonywanych transakcji.

Nic więc dziwnego, że pracownicy biura rachunkowego, którzy dokonują rozliczeń, bilansów czy sprawozdań niezbędnych do działania firmy swoich klientów, dysponują takimi danymi osobowymi jak: 

  • dane kontrahentów (odbiorców i dostawców),
  • dane pracowników przedsiębiorstwa,
  • dane poufne, np. zwolnienia lekarskie, gdy biuro rachunkowe zajmuje się także w zakresie – kadry i płace,
  • dane o wielkości dokonywanych przez firmę transakcji, tzw. dane wartościowe.

Prawidłowa ochrona i bezpieczeństwo danych osobowych

Biuro rachunkowe przetwarzające dane osobowe, w pierwszej kolejności powinno zadbać o to, by posiadać właściwy, zgodny z przepisami prawa status uprawnień do dokonywania takich czynności. Biuro rachunkowe musi spełnić szereg wymogów, by przetwarzanie otrzymanych informacji było zgodne z prawem. 

Jeśli zlecasz wykonanie pracy do biura rachunkowego, cały czas pozostajesz właścicielem dokumentów i występujesz jako administrator danych osobowych. To na Tobie ciąży obowiązek dochowania należytej ochrony przekazanej treści. W związku z tym podpisujesz umowę z biurem rachunkowym, dotyczącą powierzenia danych osobowych. Taki zapis na celu przede wszystkim zastrzeżenie, że biuro rachunkowe nie będzie przetwarzać danych osobowych w celu innym niż ten, w którym zostały mu powierzone. 

Zadania biura rachunkowego niezbędne do ochrony powierzonych danych 

Obowiązkiem każdego biura rachunkowego, które otrzymuję dane osobowe, są dodatkowe zadania, które mają na celu ich zabezpieczenie, zarówno pod względem formalnym, jak i technicznym. Takie działania stosowane są jako tzw. wartość dodana dla biura. Działania zawarte są w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. Dzięki temu biuro rachunkowe może poszczycić się certyfikatami bezpieczeństwa ISO 9001 oraz 27001. 

Posiadanie przez biuro rachunkowe ISO 9001 to poświadczenie opracowania, wdrożenia i certyfikacji Systemu Zarządzania Jakością. Niezwykle istotny jest jednak ISO/IEC 27001. Jest to norma międzynarodowa, która standaryzuje systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji. Biuro rachunkowe, które dysponuje takimi certyfikatami, powinno stać się w Twoich oczach firmą, której można zaufać. W związku z tym, że Ty jako przedsiębiorca przez cały czas stoisz na straży danych osobowych, które zawarte są w przekazywanych dokumentach, musisz szczególną uwagę przykładać do bezpieczeństwa przekazywanych informacji. Należy także zaznaczyć, że w razie wycieku danych w niepowołane ręce, na administratora danych osobowych nakładane są kary za niedochowanie należytej ostrożności.

Z całą pewnością korzystając z usług biura rachunkowego, pragniesz cieszyć z maksymalnego profesjonalizmu i poczucia bezpieczeństwa. W związku z tym właściwa ochrona danych osobowych jest kwestią priorytetową. Przed wyborem biura rachunkowego sprawdź stosowne certyfikaty, jak również przebieg procedur, które mają celu zabezpieczenie danych osobowych. Korzystanie z profesjonalnych usług biura rachunkowego to najlepsze rozwiązanie. 


Oferta Warido

W WARIDO nie tylko skupiamy się na profesjonalnej obsłudze księgowej, ale również dbamy o bezpieczeństwo danych naszych klientów. Rozumiemy, jak ważne jest dla Ciebie, aby Twoje informacje finansowe były poufne i chronione.

Dlatego podejmujemy środki bezpieczeństwa, aby zagwarantować bezpieczeństwo i integralność Twoich danych. Mamy wszystkie niezbędne certyfikaty i korzystamy z odpowiednich narzędzi oraz programów.

Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.

Szukasz usług i wsparcia w tym zakresie?
Uzupełnij poniższy formularz.
Przygotujemy indywidualną ofertę!

remont-a-modernizacja-srodka-trwalego-jakie-sa-roznice

Remont a modernizacja środka trwałego – jakie są różnice?

Wprowadzenie do Inwestycji w Majątek Stały Jako właściciel firmy, zrozumienie, na co przeznaczasz środki na majątek trwały, jest kluczowe. Czy to zwykły remont, czy gruntowna modernizacja, wpływa to na sposób, w jaki te wydatki wpisują się w twoje koszty firmowe. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, co zaliczasz do kosztów bezpośrednio, a co przez amortyzację.

Czytaj więcej »
zwolnienie-z-podatku-pcc-przy-nabyciu-samochodu-przez-spolke-cywilna

Zwolnienie z podatku PCC przy nabyciu samochodu przez spółkę cywilną

Podatkiem od czynności cywilnoprawnych (PCC) obciążone są różne transakcje, w tym umowy sprzedaży. Zgodnie z art. 4 pkt 1 ustawy o podatku PCC, w przypadku nabycia rzeczy ruchomych, to kupujący staje się podatnikiem, a stawka podatku wynosi 2%.
Warto wiedzieć, że w przypadku spółki cywilnej, nie jest ona traktowana jako podatnik PCC – rolę tę pełnią wspólnicy spółki. Wynika to z faktu, że spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej. Obowiązek podatkowy ciąży więc na wszystkich wspólnikach solidarnie.

Czytaj więcej »
wyplata-z-PPK-a-rozliczenie-podatkowe

Wypłata z PPK a rozliczenie podatkowe

Wprowadzenie reformy systemu emerytalnego w Polsce rozpoczęło nowy rozdział w planowaniu finansowej przyszłości obywateli. Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) są jednym z rozwiązań zachęcających do gromadzenia oszczędności. W tym tekście zgłębimy, jak wypłaty z PPK wpływają na obowiązki podatkowe.

Czytaj więcej »
zarzadzanie-wydatkami-firmowymi-a-koszty-prywatne

Zarządzanie wydatkami firmowymi a koszty prywatne

Prowadzenie księgowości uproszczonej w różnego rodzaju przedsiębiorstwach musi odbywać się w zgodzie z określonymi przepisami prawnymi. Wspomniane reguły co rusz ulegają zmianom. Z punktu widzenia przedsiębiorców oraz księgowych zajmujących się sprawami administracyjnymi firmy niejednokrotnie stwarza to ogromne pole do wykorzystywania różnorodnych luk w przepisach celem zmniejszenia obciążeń podatkowych. Postępowanie takie nosi miano kreatywnej księgowości. Warto dowiedzieć się, co to takiego oraz w jaki sposób takie działanie wpływa na możliwość sztucznego zawyżania zysków przez spółki.

Czytaj więcej »
ksiegowosc-fundacji-rodzinnych-jak-zarzadzac-podatkami

Księgowość fundacji rodzinnych – jak zarządzać podatkami?

W obecnych, dynamicznie zmieniających się realiach prawnopodatkowych, fundacje rodzinne stają przed nieustannym wyzwaniem utrzymania zgodności ze złożonymi przepisami podatkowymi. Ten artykuł ma na celu rzucić światło na kluczowe aspekty funkcjonowania fundacji rodzinnych w kontekście polskiego prawa podatkowego. Poruszając temat ich uczestnictwa w spółkach cywilnych, analizujemy nowe wytyczne i interpretacje prawnopodatkowe, które mają bezpośredni wpływ na ich operacje finansowe. Przedstawiając różnice pomiędzy spółkami cywilnymi a prawa handlowego, wyjaśniamy, jak te rozróżnienia mogą kształtować podatkowy krajobraz dla fundacji rodzinnych. W artykule podkreślamy również znaczenie profesjonalnych usług księgowych, które mogą znacząco ułatwić nawigację po trudnych przepisach i pomóc w uniknięciu kosztownych błędów podatkowych. Zapraszamy do lektury, by zgłębić te istotne zagadnienia i odkryć, w jaki sposób nasze usługi księgowe mogą przyczynić się do sukcesu i długoterminowej stabilności Twojej fundacji.

Czytaj więcej »
placa-minimalna-w-2024-roku-co-powinienes-wiedziec

Płaca minimalna w 2024 roku – co powinieneś wiedzieć?

Przedsiębiorcy, menedżerowie i liderzy biznesowi – w obliczu dynamicznych zmian na rynku pracy, kluczowym aspektem zarządzania jest świadomość finansowa i prawna w kontekście wynagrodzeń. Oto aktualizacja, która wyposaży Was w niezbędną wiedzę dotyczącą najnowszych regulacji płacy minimalnej w 2024 roku, mających istotny wpływ na budżetowanie i strategie zatrudnienia.

Czytaj więcej »

Zobacz co zyskujesz współpracując z nami?!

Nowoczesne usługi księgowe

Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.

Kadra zaufanych ekspertów

Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.

Stały dostęp online

Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.

Biuro rachunkowe enova

Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.

Bezpieczeństwo i komfort

Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.

Edukacja w bonusie

Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.