Ochrona danych osobowych w biurach rachunkowych

ochrona-danych-osobowych-w-biurach-rachunkowych

Spis treści

W dzisiejszej erze cyfrowej ochrona danych osobowych stała się nadrzędną troską zarówno dla osób fizycznych, jak i organizacji. W szczególności biura rachunkowe przetwarzają ogromne ilości poufnych informacji – od dokumentacji finansowej po dane pracowników. Zagrożenia cybernetyczne są większe niż kiedykolwiek wcześniej, więc konieczne jest, aby biura rachunkowe ustanowiły solidne środki w celu skutecznej ochrony danych osobowych. Jak wygląda to w praktyce?

Jakie przepisy prawa regulują konieczności ochrony danych osobowych? 

Wszystkie dane osobowe, które pozwalają na zidentyfikowanie konkretnej osoby, podlegają ochronie prawnej. Na szczególną uwagę zasługują tzw. dane o szczególnym znaczeniu. Co więcej, uważa się nawet, że dane osobowe są dziś najcenniejszą walutą, a ich zdobycie, przetwarzanie i sprzedaż jest dla wielu firm prawdziwą żyłą złota.

Uregulowania prawne dotyczące ochrony danych osobowych wynikają przede wszystkim z Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej. Ogólne rozporządzenie znane powszechnie jako RODO to zdecydowanie najważniejszy dokument o charakterze międzynarodowym, który reguluje między innymi ochronę danych osobowych w biurze rachunkowym. Oprócz tego biuro rachunkowe podlega także licznym krajowym przepisom, które dbają o bezpieczeństwo danych.

Jakie dane osobowe są przetwarzane w biurze rachunkowym?

Podczas korzystania z usług biura rachunkowego przedsiębiorcy przede wszystkim przekładają księgowym czy innym przedstawicielom takiej firmy faktury. Są to podstawowe dokumenty, niezbędne do pracy. Biuro rachunkowe pozyskuje zarówno faktury sprzedażowe, jak również zakupowe. Oprócz tego, do dyspozycji biura rachunkowego oddawane są m.in.:

  • wyciągi bankowe,
  • umowy,
  • dokumenty pracownicze,
  • potwierdzenia dokonywanych transakcji.

Nic więc dziwnego, że pracownicy biura rachunkowego, którzy dokonują rozliczeń, bilansów czy sprawozdań niezbędnych do działania firmy swoich klientów, dysponują takimi danymi osobowymi jak: 

  • dane kontrahentów (odbiorców i dostawców),
  • dane pracowników przedsiębiorstwa,
  • dane poufne, np. zwolnienia lekarskie, gdy biuro rachunkowe zajmuje się także w zakresie – kadry i płace,
  • dane o wielkości dokonywanych przez firmę transakcji, tzw. dane wartościowe.

Prawidłowa ochrona i bezpieczeństwo danych osobowych

Biuro rachunkowe przetwarzające dane osobowe, w pierwszej kolejności powinno zadbać o to, by posiadać właściwy, zgodny z przepisami prawa status uprawnień do dokonywania takich czynności. Biuro rachunkowe musi spełnić szereg wymogów, by przetwarzanie otrzymanych informacji było zgodne z prawem. 

Jeśli zlecasz wykonanie pracy do biura rachunkowego, cały czas pozostajesz właścicielem dokumentów i występujesz jako administrator danych osobowych. To na Tobie ciąży obowiązek dochowania należytej ochrony przekazanej treści. W związku z tym podpisujesz umowę z biurem rachunkowym, dotyczącą powierzenia danych osobowych. Taki zapis na celu przede wszystkim zastrzeżenie, że biuro rachunkowe nie będzie przetwarzać danych osobowych w celu innym niż ten, w którym zostały mu powierzone. 

Zadania biura rachunkowego niezbędne do ochrony powierzonych danych 

Obowiązkiem każdego biura rachunkowego, które otrzymuję dane osobowe, są dodatkowe zadania, które mają na celu ich zabezpieczenie, zarówno pod względem formalnym, jak i technicznym. Takie działania stosowane są jako tzw. wartość dodana dla biura. Działania zawarte są w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. Dzięki temu biuro rachunkowe może poszczycić się certyfikatami bezpieczeństwa ISO 9001 oraz 27001. 

Posiadanie przez biuro rachunkowe ISO 9001 to poświadczenie opracowania, wdrożenia i certyfikacji Systemu Zarządzania Jakością. Niezwykle istotny jest jednak ISO/IEC 27001. Jest to norma międzynarodowa, która standaryzuje systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji. Biuro rachunkowe, które dysponuje takimi certyfikatami, powinno stać się w Twoich oczach firmą, której można zaufać. W związku z tym, że Ty jako przedsiębiorca przez cały czas stoisz na straży danych osobowych, które zawarte są w przekazywanych dokumentach, musisz szczególną uwagę przykładać do bezpieczeństwa przekazywanych informacji. Należy także zaznaczyć, że w razie wycieku danych w niepowołane ręce, na administratora danych osobowych nakładane są kary za niedochowanie należytej ostrożności.

Z całą pewnością korzystając z usług biura rachunkowego, pragniesz cieszyć z maksymalnego profesjonalizmu i poczucia bezpieczeństwa. W związku z tym właściwa ochrona danych osobowych jest kwestią priorytetową. Przed wyborem biura rachunkowego sprawdź stosowne certyfikaty, jak również przebieg procedur, które mają celu zabezpieczenie danych osobowych. Korzystanie z profesjonalnych usług biura rachunkowego to najlepsze rozwiązanie. 


Oferta Warido

W WARIDO nie tylko skupiamy się na profesjonalnej obsłudze księgowej, ale również dbamy o bezpieczeństwo danych naszych klientów. Rozumiemy, jak ważne jest dla Ciebie, aby Twoje informacje finansowe były poufne i chronione.

Dlatego podejmujemy środki bezpieczeństwa, aby zagwarantować bezpieczeństwo i integralność Twoich danych. Mamy wszystkie niezbędne certyfikaty i korzystamy z odpowiednich narzędzi oraz programów.

Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.

Szukasz usług i wsparcia w tym zakresie?
Uzupełnij poniższy formularz.
Przygotujemy indywidualną ofertę!

pit-0-twoj-klucz-do-ulg-podatkowych

PIT/O – twój klucz do ulg podatkowych

Jeśli jesteś podatnikiem, który ma prawo do korzystania z ulg podatkowych, załącznik PIT/O może okazać się Twoim najlepszym przyjacielem podczas rozliczenia rocznego. To właśnie w tym dokumencie znajdziesz miejsce na wykazanie wszystkich przysługujących Ci odliczeń. W tym artykule przybliżymy Ci jego rolę i wskażemy, jak z niego skutecznie skorzystać.

Czytaj więcej »
e-doreczenia-od-1-pazdziernika-2024-dla-kogo

E-doręczenia od 1 października 2024 – dla kogo?

Aktualnie korzystanie z e-Doręczeń jest dobrowolne, ale firmy i instytucje publiczne są zobowiązane do wdrażania usługi zgodnie z harmonogramem. Najbliższa data – 1 października 2024 r. to termin wprowadzenia skrzynki e-Doręczeń dla niektórych zawodów zaufania publicznego i urzędów. Przeczytaj artykuł i dowiedz się dokładnie, kto musi założyć adres elektroniczny przed tą datą.

Czytaj więcej »
jak-obliczyc-ekwiwalent-za-niewykorzystany-urlop-w-2024-roku

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2024 roku?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale i pewna forma rekompensaty dla pracownika, który z różnych przyczyn nie mógł wykorzystać przysługującego mu wypoczynku. Jest to rozwiązanie przewidziane w sytuacjach, gdy zakończenie stosunku pracy uniemożliwia wykorzystanie zaległego urlopu. Warto jednak pamiętać, że wypłata ekwiwalentu nie następuje automatycznie w każdej sytuacji – istnieją wyjątki, które należy dokładnie rozpatrzyć.

Czytaj więcej »
czym-jest-wycena-przedsiebiorstw

Czym jest wycena przedsiębiorstw?

Wycena przedsiębiorstw jest procesem złożonym i wieloetapowym, wykraczającym poza zwykłą analizę finansową. Jest to działanie mające za zadanie oszacować wartość gospodarczą podmiotu, który w dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu może pełnić różnorodne funkcje. Czy to w kontekście sprzedaży, fuzji, przejęć, czy strategicznych decyzji zarządczych – wycena przedsiębiorstwa jest fundamentem informacyjnym dla wielu kluczowych decyzji korporacyjnych.

Czytaj więcej »
odliczanie-vat-od-naliczonej-promocji

Odliczanie VAT od naliczonej promocji

W świecie przedsiębiorczości, gdzie konkurencja jest zacięta, kluczowe staje się przyciągnięcie klienta. Wprowadzenie promocji, w tym sprzedaży za symboliczną cenę lub za darmo, to strategia, która może wyróżnić firmę na rynku. Jednak co z VAT? Jak prawidłowo odliczyć podatek przy takich transakcjach, aby pozostać na właściwej stronie prawa podatkowego?

Czytaj więcej »
premia-za-prace-w-nietypowych-warunkach

Premia za pracę w nietypowych warunkach

Rozpoczynając rok 2024, pracodawcy i pracownicy muszą być na bieżąco z najnowszymi zmianami w prawie płacowym. Oto przewodnik, który wyjaśnia kluczowe zmiany w obliczaniu minimalnego wynagrodzenia za pracę, mające znaczący wpływ na zarówno pracodawców, jak i pracowników. Czytając dalej, odkryjesz, jak te zmiany mogą wpłynąć na Twoje wynagrodzenie lub Twoją firmę i jakie kroki warto podjąć, aby dostosować się do nowych regulacji.

Czytaj więcej »

Zobacz co zyskujesz współpracując z nami?!

Nowoczesne usługi księgowe

Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.

Kadra zaufanych ekspertów

Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.

Stały dostęp online

Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.

Biuro rachunkowe enova

Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.

Bezpieczeństwo i komfort

Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.

Edukacja w bonusie

Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.