Spis treści
Brak regulacji rynku usług księgowych skutkuje niestety często tym, że rzetelne biura rachunkowe w których obowiązują procedury i kontrola jakości konkurują z biurami rachunkowymi o bardzo niskich cenach i braku wykwalifikowanej kadry. Efektem tego są coraz częstsze błędy w bilansach oraz wynikach firm. Niesie to za sobą cały szereg niebezpieczeństw dla zarządu takich podmiotów ponieważ pomijając fakt, że kierownik jednostki odpowiada z ustawy o rachunkowości to są jeszcze przepisy karne, które mogą mieć zastosowanie jeśli takie nierzetelne dokumenty są np. Przedstawiane w banku do otrzymania kredytu.
Błędy biuro rachunkowego – kto odpowiada?
Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych nieodłącznie leży w gestii zarządu przedsiębiorstwa. Należy odrzucić powszechne przekonanie, iż całość odpowiedzialności ciąży na biurze rachunkowym. Biuro to działa w ramach powierzonego mu mandatu i odpowiedzialne jest umownie za błędy popełnione w ramach tego mandatu. Jednakże ostateczna odpowiedzialność za korzystanie z nieprawidłowych danych finansowych, sprawozdań lub deklaracji podatkowych spoczywa na podmiocie gospodarczym. W przypadku wykrycia nieprawidłowości przez podatnika, istnieje opcja powierzenia prowadzenia ksiąg innemu podmiotowi po uprzednim wezwaniu do odpowiedzialności nierzetelnego biura rachunkowego, wraz z możliwością obciążenia go kosztami naprawy błędów. W takich sytuacjach zalecana jest konsultacja i nadzór procesu przez doświadczonego prawnika.
Księgowość – jak wykryć, że biuro rachunkowe błędnie ją prowadzi?
Realizacja zasadniczego audytu może okazać się wystarczająca. Rekomenduje się przystąpienie do metodycznej analizy poprzez zlecenie audytu sprawozdania finansowego, nawet w sytuacjach, gdy nie jest to obligatoryjnie wymagane przez biegłego rewidenta. Często kompetentny księgowy jest w stanie szybko zidentyfikować, czy księgi są prowadzone z należytą starannością. Oznaki nieprawidłowości w księgach są zazwyczaj natychmiast zauważalne, szczególnie w rozliczeniach czy przy dokładnej analizie sprawozdania finansowego. Nieprawidłowe salda na kontach mogą także wskazywać na nieporządek w księgowości.
Jak poprawić błędy biura rachunkowego?
Nieprawidłowości w działaniach biura rachunkowego mogą być korygowane na dwa główne sposoby. W przypadku drobnych niezgodności, które są natychmiast zauważalne i łatwo identyfikowalne, możliwe jest wprowadzenie korekt w bieżących okresach rachunkowych, przy zachowaniu ciągłości i regularności procesów księgowych. Niemniej jednak, często zdarza się, że wstępna ocena sytuacji wskazuje na głębsze problemy, które mogą być tylko “czubkiem góry lodowej”. W takich okolicznościach konieczne może okazać się ponowne przeprowadzenie księgowania za dany okres oraz rekonstrukcja ksiąg handlowych. Proces ten wymaga zgromadzenia pełnej dokumentacji źródłowej oraz ustalenia momentu, w którym księgi były ostatnio prowadzone poprawnie, co staje się punktem wyjścia dla dalszych działań. W sytuacji, gdy dysproporcje obejmują kilka lat, rozważne może być podzielenie prac według lat i delegowanie ich niezależnym zespołom księgowym, które na koniec zintegrują wyniki swoich działań.
ZOBACZ TEŻ:
- Restrukturyzacja firmy: Kiedy warto ją zastosować?
- Przygotowanie spółek handlowych do ery e-Doręczeń
- Jak udzielić dnia wolnego za święto przypadające w sobotę?
Korekta błędu w księgowości – koszt naprawy
Często panuje błędne myślenie, że z poprawianiem jest mniej pracy niż z samym księgowaniem, a jest zupełnie odwrotnie. Musimy nie dość, że zaksięgować wszystko jeszcze raz to jeszcze często stworzyć raporty rozbieżności z poprzednim stanem w księgach, by wiedzieć jak potraktować te rozbieżności w przyszłości i jak je zaksięgować. Zmienia to sytuację często diametralnie w danej jednostce i grozi np. wypowiedzeniem umów kredytowych. Warto zatem do zlecenia rekonstrukcji podejść bardzo rozsądnie z doświadczonym partnerem.
Rekonstrukcja ksiąg handlowych – jak nadzorować proces naprawczy?
Powierzając naprawę ksiąg dobrze jest nie wpaść z deszczu pod rynnę. Naprawa ksiąg musi być nadzorowana. Jest tutaj potrzebna duża współpraca biura rachunkowego z klientem i komunikacja. Dobrym rozwiązaniem jest uzyskanie podglądu od biura rachunkowego do postępów prac. Przykładowe rozwiązanie stosowane w biurze rachunkowym to np. system enova i moduł podglądu. Klient jest wówczas w stanie śledzić na bieżąco prace wraz z podglądem faktur, które są w biurze rachunkowym skanowane. Poprzez procesowe podejście do księgowości widzimy wtedy postęp nowego biura rachunkowego i na bieżąco monitorujemy czy wszystko idzie zgodnie z planem.
Do kiedy należy poprawić księgi?
Jeśli wykryjemy błędy w naszej księgowości powinniśmy bez zbędnej zwłoki powierzyć ich naprawę specjalistom. Korekty powinny być ujęte w bieżącym okresie obrachunkowym, więc jeśli zawieramy umowę na rekonstrukcję ksiąg to powinniśmy zawrzeć w niej termin do końca roku, aby mieć 3 miesiące czasu na sporządzenie już rzetelnego sprawozdania finansowego.
Naprawa księgowości – jak zaksięgować różnice?
Proces korekty po rekonstrukcji ksiąg rachunkowych jest złożonym etapem, który wymaga dogłębnej analizy i nie poddaje się standardowym rozwiązaniom. Rozbieżności, takie jak te dotyczące stanu kasy, mogą wynikać z różnych przyczyn – od brakujących faktur po potencjalne nadużycia finansowe. W każdej sytuacji, każdy incydent oraz pozycja księgowa wymagają indywidualnej oceny w konsultacji z działem księgowości i prawnikami. Po dokładnej analizie i zaleceniach specjalistów, to zarząd spółki stoi przed koniecznością podjęcia decyzji dotyczącej sposobu postępowania z każdym konkretnym przypadkiem.
Podobna procedura dotyczy środków trwałych. Gdy inwentaryzacja ujawni różnice pomiędzy faktycznym stanem a danymi księgowymi, należy zidentyfikować przyczynę tych nieścisłości. Możliwe scenariusze obejmują brakujące faktury sprzedaży, co może wskazywać na nieudokumentowaną alienację majątku, uszkodzenie lub zniszczenie aktywów bez odpowiedniego dokumentu likwidacyjnego, a nawet kradzież. W każdym z tych przypadków, należy odpowiednio zareagować i odpowiednio odzwierciedlić sytuację w księgach
Oferta Warido
Zapraszamy do skorzystania z profesjonalnych usług naszego biura rachunkowego, które oferuje m.in. usługę – korekta błędów w księgowości. Rozumiemy, jak krytyczne znaczenie dla Państwa działalności ma precyzja i rzetelność danych finansowych.
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest przygotowany, aby zapewnić spokój ducha, dokładnie analizując i korygując każdy aspekt księgowości. Z nami błędy księgowe staną się rzeczą przeszłości, a Państwa finanse zostaną umiejętnie przywrócone na właściwe tory.
Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nam.
