Spis treści
Ustawa VAT jest po głosowaniu w Sejmie, ale proces jeszcze trwa
Sejm uchwalił ustawę 17 lipca 2026 roku, ale na dzień przygotowania artykułu proces legislacyjny nie był jeszcze całkowicie zakończony. Dlatego do czasu publikacji w Dzienniku Ustaw trzeba monitorować dalsze etapy, w tym prace Senatu, podpis Prezydenta i ewentualne poprawki. Ustawa przewiduje, że zasadnicza część zmian ma wejść w życie od 1 października 2026 roku, a kolejne rozwiązania od 2027 roku. To ważna aktualizacja dla firm, które rozliczają VAT, importują towary, działają w kilku krajach albo obsługują sprzedaż mieszaną. Dobrze prowadzona Księgowość pomaga odróżnić przepisy już uchwalone przez Sejm od rozwiązań, których finalny status nadal trzeba monitorować.
Zmiany VAT od 1 października 2026 roku mają uprościć część obowiązków
Fraza „zmiany VAT od 1 października 2026” obejmuje kilka praktycznych uproszczeń. Ustawa uchwalona przez Sejm zakłada między innymi likwidację oddzielnej informacji o spisie z natury, ograniczenie części danych w JPK_VAT oraz nowe możliwości weryfikacji kontrahenta. Jednocześnie pakiet zawiera rozwiązania techniczne i uszczelniające, takie jak zmiany przy rejestracji VAT, imporcie, systemie kaucyjnym i mechanizmie podzielonej płatności. Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest to, że zmiany nie dotyczą jednego formularza czy jednej branży. Wpływają na cały obieg dokumentów: sprzedaż, zakupy, magazyn, import, księgowość i kontrolę kontrahentów. Dlatego warto przygotować firmę wcześniej, zanim nowe zasady zaczną działać w praktyce.
Spis z natury bez oddzielnej informacji
Jedną ze zmian jest likwidacja obowiązku składania oddzielnej informacji o spisie z natury. Chodzi o sytuacje, w których podatnik rozwiązuje spółkę, zaprzestaje wykonywania czynności opodatkowanych albo występują inne przypadki przewidziane w przepisach VAT. Sama konieczność sporządzenia spisu z natury nie znika. Przedsiębiorca nadal będzie musiał ustalić towary objęte spisem i obliczyć VAT należny, jeżeli przepisy tego wymagają. Zmienić ma się sposób raportowania. Informacja o kwocie podatku wynikającej ze spisu ma być wykazywana w deklaracji podatkowej za właściwy okres. To upraszcza formalności, ale nie zwalnia z prawidłowego przygotowania danych.
Uproszczenie JPK_VAT ma konkretny zakres
Ustawa przewiduje rezygnację z wykazywania w JPK_VAT części danych, ale zakres tej zmiany warto opisać precyzyjnie. Uproszczenie dotyczy rezygnacji z wykazywania podstawy opodatkowania z tytułu nabycia od podatników niemających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce towarów i usług zwolnionych z VAT. Dla firm może to oznaczać mniej technicznych pól do uzupełnienia i mniejsze ryzyko błędów formalnych. Nie należy jednak mylić uproszczenia raportowania z brakiem obowiązku posiadania dokumentów. Faktury, umowy, potwierdzenia dostaw i dokumenty importowe nadal będą ważne przy kontroli. Urząd może pytać o źródło danych, nawet jeśli określone informacje nie będą wykazywane w tym samym zakresie w JPK.
Historyczny status podatnika VAT do pięciu lat wstecz
Bardzo praktyczną zmianą ma być możliwość sprawdzenia historycznego statusu podatnika VAT do pięciu lat wstecz. Obecnie przedsiębiorcy często weryfikują kontrahenta na dzień transakcji, ale po czasie trudniej odtworzyć pełny obraz statusu podatnika. Nowa funkcjonalność ma ułatwić kontrolę, czy kontrahent był czynnym podatnikiem VAT w danym okresie. To ważne przy kontroli zakupów, transakcjach międzynarodowych, korektach i sporach o odliczenie VAT. Dla firm oznacza to również większe znaczenie procedury należytej staranności. Warto zapisywać dowody weryfikacji kontrahenta i wskazywać datę sprawdzenia. Wsparcie, jakie daje profesjonalne Biuro rachunkowe, pomaga zbudować taką procedurę bez nadmiernej biurokracji.
Skład VAT jako nowe narzędzie dla handlu międzynarodowego
Jednym z najważniejszych rozwiązań dla firm transgranicznych jest planowane wprowadzenie składu VAT. Najprościej mówiąc, skład VAT ma być szczególną procedurą dla wybranych towarów, która ułatwi obrót międzynarodowy i ograniczy konieczność finansowania VAT na zbyt wczesnym etapie obrotu. Nie jest to zwykły magazyn ani skład celny. To rozwiązanie podatkowe, które ma działać według szczególnych zasad określonych w ustawie i przepisach wykonawczych. Procedurą nie będzie można objąć każdego towaru ani każdego magazynu. Skład VAT ma dotyczyć wyłącznie towarów wskazanych w przepisach wykonawczych spośród towarów wymienionych w załączniku nr 17 do ustawy.
Przykład importera korzystającego ze składu VAT
Wyobraźmy sobie polskiego importera, który sprowadza towary spoza Unii Europejskiej, a następnie sprzedaje je dystrybutorom w kilku państwach członkowskich. Dziś taka firma często musi analizować VAT już na etapie importu, przemieszczeń i dalszych dostaw. Jeżeli część towarów będzie mogła trafić do składu VAT, rozliczenie może stać się bardziej uporządkowane. Towary będą znajdować się w kontrolowanej procedurze, a firma będzie mogła lepiej planować moment rozliczenia podatku przy dalszym obrocie. To może poprawić płynność finansową i organizację sprzedaży. Jednocześnie skład VAT będzie wymagał dokładnej ewidencji, kontroli magazynowej i zgodności danych między logistyką a księgowością.
Skład VAT wymaga przygotowania systemów i procedur
Firmy zainteresowane składem VAT powinny sprawdzić, czy ich systemy magazynowe i księgowe pozwalają śledzić towary na odpowiednim poziomie szczegółowości. Ważne będą dokumenty przyjęcia, wydania, przemieszczenia, właściciel towaru, numer partii i powiązanie z fakturami. Trzeba będzie również ustalić odpowiedzialność za ewidencję, kontrolę stanów i raportowanie. Błąd w procedurze może prowadzić do zaległości podatkowych albo sporów z organami. Dlatego skład VAT to nie tylko szansa na uproszczenie, ale także nowe wymaganie organizacyjne. Dobrze zorganizowana Księgowość online pomaga łączyć dane z magazynu, sprzedaży i dokumentów podatkowych w jednym procesie.
Zmiany przy WNT pojazdów
Pakiet przewiduje także zmianę dotyczącą wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu. Chodzi o likwidację obowiązku zapłaty VAT w terminie 14 dni przy zakupie środka transportu z innego państwa Unii Europejskiej przez podatników, którzy rozliczają tę transakcję w deklaracji podatkowej. To ważne dla firm sprowadzających pojazdy, leasingodawców, komisów, dealerów oraz przedsiębiorców kupujących samochody do działalności. Zmiana ma ograniczyć odrębne, przyspieszone obowiązki płatnicze. Nie oznacza jednak, że VAT przy WNT pojazdu przestanie mieć znaczenie. Transakcję nadal trzeba prawidłowo rozliczyć, wykazać w odpowiednich ewidencjach i powiązać z dokumentami zakupu.
System kaucyjny i doprecyzowanie VAT
Ustawa obejmuje również doprecyzowanie zasad VAT w systemie kaucyjnym. Chodzi o rozliczanie kaucji pobieranej w ramach systemu kaucyjnego oraz jej wpływ na rozliczenia podatku. To ważne dla producentów, dystrybutorów, sklepów i firm prowadzących sprzedaż napojów. W praktyce przedsiębiorcy muszą rozdzielić cenę towaru od kaucji i prawidłowo odzwierciedlić te dane w systemie sprzedażowym. Szczegóły rozliczeń trzeba będzie potwierdzić w finalnym brzmieniu ustawy i przepisów wykonawczych, ponieważ ten obszar jest techniczny i silnie zależy od konstrukcji systemu kaucyjnego. Błędy mogą wpływać na raporty, paragony, faktury, JPK i rozliczenie VAT. Dlatego warto wcześniej sprawdzić systemy sprzedażowe i magazynowe.
Nowe zasady dotyczące kas fiskalnych
Pakiet zmian VAT łączy się także z tematyką kas rejestrujących. Część rozwiązań ma porządkować obowiązki przy zakończeniu używania kasy, wyrejestrowaniu urządzenia oraz ewidencji sprzedaży. To ważne zwłaszcza dla firm z wieloma punktami sprzedaży, sklepów, gastronomii, usług lokalnych i sprzedaży mieszanej B2B oraz B2C. Przedsiębiorca powinien wiedzieć, które zmiany wynikają z obowiązkowego KSeF i okresów przejściowych, a które z odrębnych przepisów o kasach. Największe ryzyko dotyczy firm, które wystawiają paragony, faktury i dokumenty wewnętrzne w kilku systemach. Warto przeprowadzić przegląd kas, raportów, procedur fiskalizacji, serwisu i wyrejestrowania urządzeń jeszcze przed końcem 2026 roku.
Podzielona płatność i przejście z PKWiU na CN
W pakiecie przewidziano także zmianę klasyfikacji części towarów objętych mechanizmem podzielonej płatności. Dla wybranych towarów klasyfikacja ma przejść z PKWiU na CN, czyli Nomenklaturę Scaloną używaną w klasyfikacji towarów w obrocie międzynarodowym. Dla przedsiębiorcy brzmi to technicznie, ale skutki mogą być praktyczne. Jeżeli firma błędnie zaklasyfikuje towar, może nieprawidłowo zastosować oznaczenie mechanizmu podzielonej płatności. Dotyczy to zwłaszcza branż handlowych, technicznych i dystrybucyjnych. Usługi nadal mogą być identyfikowane inaczej, dlatego nie należy automatycznie przenosić zasad z towarów na cały załącznik. Warto sprawdzić kartoteki produktów, kody CN, opisy towarów i procedury fakturowania.
Rezygnacja z VAT-Z przy zakończeniu działalności
W pakiecie pojawia się także praktyczne uproszczenie dotyczące zakończenia działalności. Chodzi o rezygnację z obowiązku składania zgłoszenia VAT-Z przez podatników wpisanych do CEIDG i KRS. Dla przedsiębiorców oznacza to mniej formalności przy zamykaniu firmy lub kończeniu działalności opodatkowanej VAT. Nie oznacza to jednak, że zakończenie działalności można przeprowadzić bez uporządkowania rozliczeń. Firma nadal powinna sprawdzić ostatnią deklarację VAT, spis z natury, środki trwałe, rozliczenia z kontrahentami, kasę fiskalną i ewentualne obowiązki archiwizacyjne. To szczególnie ważne, gdy przedsiębiorca działał w kilku systemach sprzedaży albo miał transakcje zagraniczne.
Zmiany rejestracyjne i kontrahenci spoza UE
Ustawa przewiduje także rozwiązania uszczelniające przy rejestracji podatników VAT. Wśród nich znajduje się możliwość odmowy ponownej rejestracji do czasu złożenia zaległych deklaracji przez podatnika wcześniej wykreślonego z rejestru. Istotne są również zmiany dotyczące przedstawiciela podatkowego, czyli podmiotu, który w określonych sytuacjach reprezentuje podatnika spoza Unii Europejskiej w obowiązkach VAT. Pakiet przewiduje konsekwencje przy braku ustanowienia przedstawiciela albo braku kontaktu z nim. Dla firm współpracujących z podmiotami spoza UE oznacza to konieczność dokładniejszej weryfikacji statusu kontrahenta. Nie wystarczy sprawdzić numeru NIP raz na początku współpracy. Procedura powinna działać cyklicznie.
Import i odsetki przy opóźnieniu niezależnym od podatnika
Pakiet zakłada również ograniczenie naliczania odsetek od VAT przy imporcie w sytuacjach, gdy opóźnienie płatności jest niezależne od podatnika. To odpowiedź na praktyczne problemy firm korzystających z procedur celnych i rozliczeń importowych. Importer nie zawsze ma wpływ na moment przetworzenia danych lub przekazania informacji między systemami. Jeżeli opóźnienie wynika z przyczyn niezależnych od firmy, naliczanie odsetek może być szczególnie dotkliwe. Zmiana ma uporządkować ten obszar. Przedsiębiorca nadal powinien jednak zadbać o dokumenty celne, potwierdzenia zgłoszeń, komunikację z agencją celną i dowody, że działał terminowo. Bez dokumentacji trudno będzie wykazać, że opóźnienie nie leżało po stronie podatnika.
Terminy wejścia zmian wymagają osobnej kontroli
Zasadnicza część przepisów ma wejść w życie od 1 października 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku mają zacząć obowiązywać między innymi przepisy dotyczące składu VAT, likwidacji przyspieszonej zapłaty VAT przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu pojazdów oraz nowe obowiązki związane z wyrejestrowaniem kas fiskalnych. Od 1 lipca 2027 roku przewidziano zakaz wymiany pamięci fiskalnej w kasach starego typu. Z kolei od 1 lipca 2028 roku planowana jest elektroniczna odprawa TAX FREE. Te daty są ważne, ponieważ firma może potrzebować różnych działań wdrożeniowych dla różnych obszarów. Dlatego nie warto traktować pakietu jako jednej zmiany z jedną datą wejścia w życie.
Firmy transgraniczne powinny zacząć od mapy transakcji
Największy wpływ zmian odczują firmy działające międzynarodowo. Dotyczy to importerów, eksporterów, dystrybutorów, firm logistycznych, e-commerce i spółek, które kupują lub sprzedają towary w kilku krajach. Pierwszym krokiem powinna być mapa transakcji. Trzeba ustalić, skąd przychodzą towary, gdzie są magazynowane, kto jest ich właścicielem, kiedy następuje dostawa i gdzie powstaje obowiązek podatkowy. Następnie warto sprawdzić, czy firma może być zainteresowana składem VAT, czy korzysta z WNT pojazdów, czy rozlicza import i czy stosuje split payment. Wsparcie specjalisty, jakim jest Księgowy online, pomaga zamienić nowe przepisy na praktyczną checklistę.
Zarząd powinien monitorować status ustawy
Po głosowaniu w Sejmie wiele firm może uznać, że zmiany są już przesądzone. To zbyt duże uproszczenie. Dopóki proces legislacyjny nie zakończy się publikacją ustawy, trzeba śledzić dalsze etapy. Senat może zgłosić poprawki, a ostateczny tekst może różnić się od wersji po Sejmie. Dlatego zarząd powinien wyznaczyć osobę odpowiedzialną za monitoring zmian VAT 2026/2027. W praktyce warto sprawdzać trzy elementy: status ustawy, daty wejścia w życie oraz przepisy przejściowe. Szczególnie ważne będą rozwiązania zaplanowane od 1 października 2026 roku, 1 stycznia 2027 roku i 1 lipca 2027 roku. Taki monitoring zmniejsza ryzyko wdrożenia procedur na podstawie nieaktualnej wersji.
Checklista przygotowania firmy do zmian VAT
Przedsiębiorca powinien zacząć od przeglądu JPK_VAT, dokumentów zakupowych i procedury spisu z natury. Następnie warto sprawdzić, czy firma zapisuje dowody weryfikacji kontrahentów i czy będzie mogła korzystać z historycznego sprawdzania statusu VAT. Kolejny krok to analiza transakcji międzynarodowych, importu, WNT pojazdów i potencjalnego składu VAT. Firmy handlowe powinny przejrzeć klasyfikację towarów, kody CN oraz towary objęte split payment. Sprzedawcy detaliczni powinni sprawdzić kasy fiskalne i powiązanie z KSeF. Na końcu warto przygotować krótką instrukcję dla księgowości, sprzedaży i logistyki. Dzięki temu zmiany nie zaskoczą firmy w ostatnim momencie.
Zmiany VAT jako szansa na uporządkowanie procesów
Pakiet VAT 2026/2027 łączy uproszczenia z nowymi obowiązkami organizacyjnymi. Mniej danych w JPK albo brak oddzielnej informacji o spisie z natury może ułatwić rozliczenia. Jednocześnie skład VAT, klasyfikacja CN, system kaucyjny i historyczna weryfikacja kontrahentów wymagają dobrych procedur. W Warido łączymy ponad 18 lat doświadczenia z nowoczesnymi rozwiązaniami, takimi jak Enova365. Pracujemy 100% online, zapewniamy dedykowaną księgową i wspieramy firmy w księgowości, kadrach oraz płacach. Dbamy także o bezpieczeństwo danych zgodnie ze standardami ISO 9001 i ISO 27001. Dzięki temu przedsiębiorcy, w tym firmy działające transgranicznie, mogą przygotować się do zmian bez chaosu i niepotrzebnego ryzyka.
FAQ – zmiany VAT od 1 października 2026 roku
- Czy pakiet zmian VAT 2026/2027 już obowiązuje?
Nie w pełnym zakresie. Sejm uchwalił ustawę 17 lipca 2026 roku, ale na dzień przygotowania artykułu proces legislacyjny nie był jeszcze całkowicie zakończony. - Kiedy część zmian ma wejść w życie?
Zasadnicza część przepisów ma wejść w życie od 1 października 2026 roku. Wybrane regulacje, w tym skład VAT, mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. - Czy spis z natury w VAT znika?
Nie, znika oddzielna informacja o spisie z natury. Kwota podatku należnego wynikająca ze spisu ma być wykazywana w deklaracji za właściwy okres. - Co zmieni się w JPK_VAT?
Uproszczenie dotyczy rezygnacji z wykazywania podstawy opodatkowania przy określonych nabyciach od podatników spoza Polski, gdy towary lub usługi są zwolnione z VAT. Dokumenty źródłowe nadal trzeba przechowywać. - Czym jest skład VAT?
Skład VAT to planowana procedura dla wybranych towarów w międzynarodowym obrocie. Ma pomóc w uporządkowaniu rozliczeń i ograniczeniu finansowania VAT na zbyt wczesnym etapie transakcji. - Czy będzie można sprawdzić status VAT kontrahenta wstecz?
Tak, pakiet przewiduje możliwość historycznej weryfikacji statusu podatnika VAT do pięciu lat wstecz. To ważne dla należytej staranności i kontroli rozliczeń. - Co zmieni się przy WNT pojazdów?
Pakiet zakłada likwidację obowiązku zapłaty VAT w terminie 14 dni przy zakupie środka transportu z innego państwa UE dla podatników rozliczających tę transakcję w deklaracji. Transakcję nadal trzeba będzie prawidłowo wykazać w VAT. - Co firma powinna zrobić już teraz?
Warto sprawdzić JPK_VAT, kontrahentów, import, WNT, kasy fiskalne, system kaucyjny, klasyfikację CN i procedury transgraniczne. Najważniejsze jest monitorowanie finalnego tekstu ustawy i dat wejścia w życie.
Sprawdź gotowość firmy na zmiany VAT 2026/2027
Sprawdź, jak Warido może pomóc Twojej firmie przygotować księgowość, JPK, import, WNT, split payment i procedury transgraniczne do nowych zasad VAT. Przetestuj współpracę 100% online z dedykowaną księgową i zespołem, który rozumie rozliczenia krajowe oraz międzynarodowe.
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
