Spis treści
Projekt zmian może ograniczyć automatyczne przekazywanie PIT-11 pracownikom
Ministerstwo Finansów pracuje nad zmianami, które mogą istotnie uprościć obowiązki płatników podatku dochodowego. Zgodnie z projektem od 2027 roku pracodawcy oraz inne podmioty sporządzające imienne informacje podatkowe nie musiałyby automatycznie przekazywać ich podatnikom. Dotyczy to między innymi formularzy PIT-11, PIT-R, PIT-8C, IFT-1R i IFT-2R. Trzeba jednak podkreślić, że na ten moment mówimy o projekcie, a nie o przepisach, które już obowiązują. Dlatego przedsiębiorcy powinni śledzić dalszy przebieg prac legislacyjnych i nie traktować tych rozwiązań jako przesądzonych. Dobrze prowadzona Księgowość pomaga na bieżąco monitorować takie zmiany i przygotowywać firmę do nowych obowiązków.
PIT-11 nadal pozostaje ważną informacją podatkową
PIT-11 to informacja o przychodach, dochodach, kosztach uzyskania przychodów oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Dokument ten jest sporządzany między innymi dla pracowników, zleceniobiorców i innych osób, za które płatnik pobierał zaliczki na PIT. Obecnie płatnik przekazuje PIT-11 zarówno do urzędu skarbowego, jak i podatnikowi. Dane z tej informacji są później wykorzystywane w rocznym rozliczeniu podatku. W praktyce PIT-11 ma więc duże znaczenie dla pracownika, ale również dla firmy, która odpowiada za poprawność danych. Błędnie sporządzona informacja może prowadzić do korekt i dodatkowych wyjaśnień. Dlatego obsługa płacowa powinna być prowadzona dokładnie i terminowo.
Co dokładnie zakłada projekt od 2027 roku?
Projekt zakłada, że płatnik nie będzie już przekazywał podatnikowi informacji PIT-11 i podobnych formularzy z mocy prawa, czyli automatycznie. Nadal będzie jednak zobowiązany do sporządzenia informacji oraz przesłania jej do administracji skarbowej. Podatnik miałby uzyskać dostęp do danych przez systemy administracji, w tym usługę Twój e-PIT. Jeżeli jednak będzie chciał otrzymać formularz bezpośrednio od płatnika, będzie mógł złożyć wniosek o jego przekazanie. Wtedy pracodawca lub inny podmiot zobowiązany do sporządzenia informacji będzie musiał udostępnić dokument podatnikowi. Takie rozwiązanie ma ograniczyć masową dystrybucję formularzy i zmniejszyć koszty administracyjne po stronie firm.
Zmiany nie dotyczą wyłącznie formularza PIT-11
Warto podkreślić, że planowane uproszczenie nie ogranicza się wyłącznie do PIT-11. Według projektu ma objąć również inne imienne informacje podatkowe, w tym PIT-R, PIT-8C, IFT-1R oraz IFT-2R. To ważne szczególnie dla firm i instytucji, które rozliczają różne typy świadczeń, wypłat lub należności. PIT-R dotyczy między innymi informacji o wypłaconych kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich. PIT-8C obejmuje wybrane przychody kapitałowe lub inne przychody, natomiast formularze IFT dotyczą informacji przekazywanych nierezydentom. Oznacza to, że projekt może mieć znaczenie nie tylko dla typowych pracodawców, ale również dla podmiotów obsługujących bardziej złożone rozliczenia podatkowe.
Obowiązek wysyłki do urzędu skarbowego ma pozostać
Najważniejsza zasada dla przedsiębiorców pozostaje bez zmian: projekt nie znosi obowiązku przekazywania informacji podatkowych do urzędu skarbowego. Płatnik nadal będzie musiał przygotować dane poprawnie i przesłać je do administracji skarbowej w wymaganym terminie. To właśnie na podstawie tych informacji system Twój e-PIT może przygotować podatnikowi wstępne rozliczenie roczne. Z perspektywy firmy oznacza to, że zmniejszy się najpewniej obowiązek dystrybucji dokumentów do pracowników, ale nie zniknie odpowiedzialność za jakość danych. Profesjonalne Biuro rachunkowe może pomóc w przygotowaniu procedur, które zapewnią terminowe przekazywanie informacji i sprawną obsługę ewentualnych wniosków podatników.
PIT-11 na wniosek pracownika będzie wymagał procedury
Jeżeli projekt wejdzie w życie, firmy powinny przygotować prostą procedurę obsługi wniosków o przekazanie PIT-11 lub innej informacji imiennej. Pracownik, zleceniobiorca albo inny podatnik będzie mógł zwrócić się do płatnika o udostępnienie dokumentu. Projektowane rozwiązanie ma zmienić zasadę z automatycznego przekazywania formularzy na przekazywanie ich na żądanie. Dla działów kadr i płac oznacza to konieczność ustalenia, jak przyjmować takie wnioski, kto je obsługuje i w jakiej formie dokument będzie przekazywany. Warto przygotować rozwiązania wcześniej, ponieważ brak procedury może powodować chaos organizacyjny w okresie rocznych rozliczeń podatkowych.
Twój e-PIT staje się głównym źródłem danych dla podatnika
Planowane zmiany wpisują się w rozwój cyfrowych usług podatkowych. Skoro dane z PIT-11 i podobnych informacji trafiają do administracji skarbowej, podatnik może korzystać z nich w usłudze Twój e-PIT. To rozwiązanie zmniejsza potrzebę ręcznego przepisywania danych z formularzy i ogranicza ryzyko pomyłek przy rocznym rozliczeniu. Nie oznacza to jednak, że każdy podatnik zrezygnuje z papierowej lub elektronicznej kopii informacji od płatnika. Część osób nadal może potrzebować dokumentu do własnej archiwizacji, wyjaśnień z urzędem albo rozliczeń transgranicznych. Dlatego płatnik powinien być gotowy na obsługę wniosków, nawet jeśli nie będzie już masowo wysyłał formularzy wszystkim podatnikom.
Cyfryzacja nie zwalnia z odpowiedzialności za dane
Projektowane przepisy mogą ograniczyć obowiązki techniczne związane z przekazywaniem formularzy podatnikom, ale nie zmniejszą odpowiedzialności za poprawność rozliczeń. Dane przekazane do administracji skarbowej nadal będą podstawą rocznego zeznania podatnika. Jeżeli płatnik popełni błąd w PIT-11, podatnik może mieć nieprawidłowo przygotowane rozliczenie w usłudze Twój e-PIT. To z kolei może oznaczać konieczność korekt i dodatkowej komunikacji. Dlatego firmy powinny zadbać o jakość danych kadrowo-płacowych, poprawne naliczanie zaliczek oraz terminowe przygotowywanie informacji. W tym obszarze dobrze sprawdza się Księgowość online, która ułatwia obieg dokumentów i bieżący dostęp do danych.
Co powinien zrobić pracodawca przed 2027 rokiem?
Przedsiębiorcy nie powinni czekać do ostatniej chwili. Nawet jeśli projekt ulegnie zmianom w toku prac legislacyjnych, kierunek cyfryzacji rozliczeń podatkowych jest wyraźny. Firma powinna sprawdzić, czy system kadrowo-płacowy pozwala sprawnie przygotowywać informacje podatkowe, archiwizować je oraz udostępniać podatnikowi na wniosek. Warto też przeanalizować, kto w organizacji będzie odpowiadał za obsługę takich wniosków i w jaki sposób będzie potwierdzane przekazanie dokumentu. Dobrze zaprojektowana procedura ograniczy ryzyko pomyłek i pozwoli uniknąć przeciążenia działu kadr na początku roku. Wsparcie specjalisty, jakim jest Księgowy online, może pomóc uporządkować te procesy w firmie.
Planowane zmiany to uproszczenie, ale nie koniec obowiązków płatnika
Projekt zmian dotyczących PIT-11 i innych informacji imiennych może być korzystny dla pracodawców, ponieważ ograniczy masowe przekazywanie dokumentów podatnikom. Nie oznacza jednak, że firmy przestaną przygotowywać te informacje. Nadal kluczowe będzie prawidłowe sporządzenie formularzy i przesłanie ich do administracji skarbowej. Zmienić ma się przede wszystkim sposób udostępniania dokumentów podatnikom. Zamiast automatycznej wysyłki do wszystkich, dokument będzie przekazywany na wniosek. Dla przedsiębiorców to dobry moment, aby uporządkować procesy kadrowo-płacowe, zadbać o jakość danych i przygotować firmę na cyfrowy model komunikacji podatkowej.
FAQ – PIT-11 tylko na wniosek od 2027 roku
- Czy pracodawca nie będzie już musiał przekazywać PIT-11 pracownikowi?
Zgodnie z projektem pracodawca nie będzie musiał przekazywać PIT-11 pracownikowi automatycznie. Będzie jednak musiał udostępnić dokument, jeżeli podatnik złoży taki wniosek.
- Czy PIT-11 nadal będzie wysyłany do urzędu skarbowego?
Tak, projekt nie znosi obowiązku przekazywania informacji podatkowych do administracji skarbowej. Dane nadal będą potrzebne między innymi do usługi Twój e-PIT.
- Od kiedy mają obowiązywać nowe zasady?
Projekt zakłada zmiany od 2027 roku. Trzeba jednak pamiętać, że na ten moment są to planowane regulacje, więc szczegóły mogą zmienić się w toku prac legislacyjnych.
- Czy zmiany dotyczą tylko PIT-11?
Nie, projekt obejmuje także inne imienne informacje podatkowe. Wśród nich wymienia się między innymi PIT-R, PIT-8C, IFT-1R i IFT-2R.
- Czy pracownik będzie mógł dostać PIT-11 od pracodawcy?
Tak, według projektu podatnik będzie mógł złożyć wniosek o przekazanie PIT-11. Wtedy płatnik będzie musiał udostępnić mu dokument.
- Czy podatnik znajdzie dane z PIT-11 w usłudze Twój e-PIT?
Tak, dane przekazane przez płatnika do administracji skarbowej są wykorzystywane w rocznym rozliczeniu. Dlatego projekt zakłada większe wykorzystanie cyfrowego dostępu do informacji podatkowych.
- Czy zmiany oznaczają mniej pracy dla kadr i płac?
Mogą ograniczyć masową dystrybucję formularzy do podatników. Nie zmniejszą jednak odpowiedzialności za poprawne sporządzenie informacji i terminowe przekazanie jej do urzędu.
- Jak firma powinna przygotować się do zmian?
Warto sprawdzić system kadrowo-płacowy i przygotować procedurę obsługi wniosków o PIT-11. Dobrze jest też zadbać o jakość danych, które trafiają do administracji skarbowej.
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
